Las fases de preparación de la ficha
Una vez hayan sido definidos los objetivos de la valoración del mérito individual, haya sido formulado el programa en todos sus aspectos y hayan sido elegidos el sistema y el procedimiento de valoración, surge el problema de estudiar la formulación de la llamada ficha de valoración; es decir, de ese modelo sobre el que cada valorador tendrá a continuación que expresar sus propias apreciaciones con respecto a los subordinados.Los problemas que se planteen en la formulación de la ficha consisten en decidir:
- Si se adopta un tipo único o varios tipos diversos
- Cuáles y cuantos factores de juicio se deben incluir en cada tipo de ficha
- Si se debe subdividir o no cada factor en subfactores o grados, y en cuantos.
- En qué orden disponer los factores dentro de la ficha
- Qué definiciones adoptar para los factores y subfactores preelegidos
- Si se deben atribuir o no a los factores y a los subfactores unos coeficientes de ponderación, y que coeficientes.
Elección del tipo de ficha
El tipo de ficha depende del método de valoración que se ha adoptado.Como las diversas tareas requieren diversas cualidades y capacidades para que se efectúen en forma satisfactoria, así la apreciación de los que realizan tales tareas debería efectuarse por medio de fichas diferentes. El criterio es prever un modelo diverso sólo para grupos suficientemente amplios de personas.
Los factores y los subfactores tienen que ser inmediatamente identificables, no tienen que surgir dudas al valorador sobre la forma y lugar en que tiene que expresar su propio juicio.
Al valorador sólo se le debe pedir que indique en la ficha su propio juicio en la forma más clara posible.
Criterios para la elección de los factores de valoración
Ésta relacionada con los objetivos que se quieren alcanzar, con la técnica de valoración adoptada; con la precisión de los resultados deseada.El criterio fundamental para llegar a una primera lista general de los factores es el de analizar con cuidado tareas y las prestaciones realizadas por las personas que tendrán que ser juzgadas. Es necesario conocer en efecto qué requisitos se requieren para que una persona pueda desempeñar un cargo, antes de poder juzgar si esta persona posee o no, y en que medida, tales requisitos.
La decisión tiene que tomarse controlando la correlación de cada factor con los siguientes criterios:
- Observabilidad: el factor examinado debe referirse a los aspectos de la prestación o del comportamiento fácilmente constatables y no abstractos y nebulosos.
- Universabilidad: determinar si el factor es importante para expresar una juicio válido para todos los sujetos a los que la ficha en preparación será aplicada.
- Diferenciación: determinar si no subsisten superposiciones de significado entre un factor y otro o varios más.
- Discriminación: el factor considerado tiene que ser tal que permita una diferenciación en forma segura entre los sujetos normales y los mediocres.
Factores objetivos y factores subjetivos
Los factores llamados objetivos pueden ser igualmente incluidos en la ficha:- Para controlar la fiabilidad de los juicios subjetivos.
- Porque, mientras en un determinado sector de la empresa el factor es objetivo, en otros aspectos puede muy bien ser subjetivos.
- Para concentrar en un único documento todos los elementos más importantes de juicio.
Número de los factores que se deben incluir en la ficha
Por término medio los factores determinantes para una valoración son sólo 3-4; todos los demás factores incluidos en las fichas poseen una importancia más bien escasa en el cuadro de un juicio global.Es conveniente mantener limitado el número de factores a un máximo 8-10, para contentar a los valoradores pero no tal que origine confusiones o superposiciones de significación.
Subdivisión de los factores en grados
Cada factor incluido en la ficha de valoración se subdivide por lo general en un cierto número de grados. La finalidad es la de ofrecer al valorador una gama de posibilidades de juicio y de conservar al mismo tiempo en la ficha el esquema rígido indispensable para las sucesivas comparaciones y elaboraciones de los juicios.En líneas generales es aconsejable limitar a cinco el número de grados de juicio. Es preferible un número impar de grados, puesto que permite prever un grado central, equidistante de las dos extremidades, que corresponda a un juicio claro e inequívoco.
El número de los grados no tiene que ser superior al necesario para que todas las personas a valorar sean diferenciadas clara y netamente; y deben ser elegidos de forma tal que cualquier persona pueda alcanzarlos.
Definición del significado de los factores y de los grados
Cada factor y grado de juicio tienen que definirse en forma que den lugar a mínimas variaciones de interpretación y midan claramente un solo y único aspecto de la prestación o del comportamiento de las personas.Para esta finalidad es necesario establecer lo que se pretende exactamente valorar por medio de aquel factor.
Es preciso construir párrafos que describan brevemente pero con precisión la significación que se pretende atribuir a cada factor o grado.
- Las definiciones tienen que ser formuladas en términos claros y comprensibles por parte de cualquier persona.
- Evitar términos ambiguos y genéricos que pueden poseer un significado idéntico para todos los valoradores.
- Dar a las definiciones un carácter objetivo.
- Hacer un amplio uso de ejemplos con el fin de aclarar.
Ponderación de los factores
Ponderar un factor significa darle un cierto valor, un cierto “peso” con respecto a todos los demás factores que concurren a configurara la valoración global de los empleados.Es justo reconocer las diferencias de peso que las diversas cualidades y características revisten respecto a las tareas efectuadas por las personas. De esta forma se considera la incidencia que cada factor tiene con el éxito del individuo en su propio trabajo.
En la práctica, los valores ponderales se asignan en base a los resultados del análisis y de la valoración de las tareas, que suministran una indicación precisa del peso que los diversos factores ofrecen para la medición del valor de las mismas.
Para evitar los inconvenientes de la subjetividad, el procedimiento mejor es el de encargar la fijación de los valores no a una sola persona, sino a varias personas que conozcan bien los diversos trabajos.
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