Concepto y Tipos de Auditoría

Se trata de un mecanismo o herramienta de verificación y control a través de la observación del objeto a auditar. Realizar una auditoría significa mirar el pasado pero también el presente y debe servir de apoyo y ayuda para el futuro. No persigue exclusivamente realizar un control sino también sugerir soluciones a los problemas detectados.
La auditoría más extendida en la actualidad es la auditoría de cuentas.
Con el paso del tiempo la auditoría ha dejado de aplicarse exclusivamente a los aspectos económicos y financieros de la empresa, y se ha extendido a otras áreas que ha generado la aparición de otros tipos de auditoría.

Tipos de auditoría
En función del estatuto profesional de la persona que realiza la auditoría, tenemos:

1. Las auditorías internas. Realizadas por personal dependiente de la propia organización.
2. Las auditorías externas. Realizadas por profesionales independientes.
3. Las auditorías gubernamentales. Incluyen toda actividad auditora de las oficinas gubernamentales, organismos e instituciones públicas.

En función del objeto de la misma, es decir, en qué aspectos se va a centrar y qué información va a analizar (es la que nos interesa):

1. Auditoría financiera. Es la auditoría tradicional. Se centra en la certificación de la información contable y de los estados financieros. Su área de investigación es el control contable y administrativo.
2. Auditoría operacional. Es la auditoría de todas las funciones u operaciones de la empresa. Está formada por la auditoría de los controles operacionales, la auditoría de la gestión, la auditoría estratégica y la auditoría social. Su área de investigación es el control interno, centrándose en la fiabilidad de la información no contable.
3. Auditoría integrada. Integra el conjunto de aspectos de gestión de la empresa. Tiene dos objetivos: en primer lugar, verificar la seguridad de las operaciones monetarias y la fiabilidad de las informaciones contables y financieras; en segundo lugar, comprobar que los sistemas de información y gestión, así como los métodos de dirección, garantizan la optimización de los recursos.

El tipo de auditoría que puede dar cabida a la de RRHH es la auditoría social.
En la auditoría operativa u operacional se incluye la auditoría de gestión y la administrativa y examina la gestión, los procedimientos y los sistemas de control interno. Incluye muchas áreas no financieras, entre ellas la de personal.
A pesar de que en las clasificaciones expuestas no encontramos el término Auditoría de la Dirección de Recursos Humanos como tal, se pueden extraer dos conclusiones:

• Sea del tipo que sea, la auditoría puede realizarse desde fuera de la empresa, mediante profesionales externos, o desde dentro con los auditores internos.
• Aparece separada la auditoría financiera (la basada en el análisis de los estados contables) de la auditoría no financiera, encargada de analizar otros aspectos que no están plasmados en un balance, en la que podremos centrar la Auditoría de DRRHH, originariamente dentro de la Auditoría Social.

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Concepto de Auditoría de la Dirección de Recursos Humanos

Podemos definirla como un examen objetivo, minucioso y lógicamente fundado, de los objetivos, las políticas, los sistemas, los controles, la aplicación de recursos y la estructura de la organización que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursos humanos.
Debe conllevar un sistema de revisión y control para informar a la dirección sobre la eficiencia y eficacia de los programas y actuaciones de recursos humanos.
La Auditoría de la DRRHH no consiste en la recolección de datos sino que analiza dichos datos para destacar lo que está bien y lo que se debe potenciar y señalar aquello que se aleja de los objetivos y proponiendo acciones encaminadas a mejorar.

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Objetivo de la Auditoría de Recursos Humanos

Lo que nos interesa analizar a través de la auditoría no es la función de recursos humanos en sí, sino la manera en que se está gestionando, buscando siempre la máxima eficiencia.
Se va a analizar si la auditoría es útil y necesaria para la DRRHH, poniendo de manifiesto los instrumentos que se pueden utilizar para llevarla a cabo, las fuentes donde obtener datos y cómo se realiza dicho proceso.
La principal dificultad es lograr medir algo que es básicamente cualitativo. Un problema adicional al auditar la DRRHH, es la imagen que de dicha función posee el resto de la empresa.

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Justificación de la Auditoría de Recursos Humanos

Existen una serie de razones que pueden justificar la aplicación de la auditoría al ámbito de la DRRHH:

1. La auditoría como mecanismo de control. Las organizaciones cuentan con una serie de objetivos establecidos por departamentos, funciones, áreas o puestos de trabajo. Para comprobar si se están alcanzando o no esos objetivos, y si añaden valor a la empresa, se acude a mecanismos de control. Se busca la eficiencia de la organización.
2. Las diferentes funciones de la organización exponen sus resultados utilizando métodos cuantitativos. Willigham y Carmichael resaltan que las organizaciones alcanzan sus metas mediante la utilización de recursos humanos y económicos. Los recursos humanos deben estar integrados al igual que las demás funciones que utilizan métodos cuantitativos para evaluar sus resultados. Si la DRRHH quiere ser considerada como una función más, debe emplear también algún mecanismo que le permita exponer sus resultados en términos cuantitativos.
3. Las organizaciones necesitan que las diferentes partes que la integran aporten valor al conjunto. Los recursos humanos deben poder demostrar que están contribuyendo a aumentar el valor de la organización. A través de la auditoría se puede poner de manifiesto si están aportando valor y, en caso de no ser así, se recomendarán las medidas oportunas para variar la situación.
4. La partida de costes correspondientes a personal tiene una cuantía bastante importante por lo que es necesario establecer algún tipo de control. Los motivos por los que el área de RRHH es una de las más importantes son:
   
   • Que de ella depende el recurso más importante que son las personas.
   • Que la cuota de participación de los gastos de personal es considerable.
5. La búsqueda de la calidad. El factor humano es un elemento determinante de la calidad. Realizar la auditoría redundará en una mejora de calidad de la organización.
6. Puede ser una fuente de ventajas competitivas. Las organizaciones tratarán de sobresalir por encima de sus competidores y, para lograrlo, deben tener alguna ventaja competitiva difícil de imitar y sostenible en el tiempo. Aunque las fuentes de ventaja competitiva crean valor, son muy fáciles de imitar. Por ese motivo nace la idea de que los recursos humanos pueden ser una fuente importante a la hora de obtener ventajas competitivas sostenidas.

Ventajas de la ADRRHH

1. Fomenta la idea de que todos los directores son directores de recursos humanos. Una gran parte de las actividades de RRHH las realizan los directores y es necesario analizar como lo están haciendo en su papel de “directores de recursos humanos”.
2. Permite ver al Departamento de RRHH como suministrador de servicios y socio de la empresa. No debe ser un ente aislado, sino que debe formar parte de la organización.
3. Con la auditoría se van a establecer programas de revisiones regulares de las prácticas existentes en la gestión de las personas, lo cuál permitirá comprobar si una determinada práctica o procedimiento continúa siendo útil o no.
4. Valora si la DRRHH facilita o dificulta la consecución de los objetivos estratégicos de la empresa. Todas las políticas programas de recursos humanos deben ir encaminados, no sólo a cumplir sus propios objetivos, sino a lograr los objetivos estratégicos de la empresa.

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Ámbito de Aplicación

Los recursos humanos constituyen una inversión y son el activo más preciado de la empresa. La actuación de la Auditoría de RRHH tendrá efectos en todas las funciones que se realizan en ese departamento por lo que se puede hablar de Auditoría de RRHH en tres sentidos:

1. Auditoría de la función de administración de recursos humanos. El comienzo de la auditoría consiste en verificar el trabajo que realizan los miembros del Departamento de RRHH.
2. Auditoría de las funciones de personal de los gerentes de línea. El Departamento de RRHH es un departamento de servicios a disposición de toda la empresa. Por este motivo, la colaboración de los gerentes de línea es fundamental para que todo marche correctamente. La auditoría analizará si los gerentes de línea están siendo responsables en materia de recursos humanos, si se cumple con los procedimientos y políticas establecidas al respecto, si cumplen con reglas en general y con las disposiciones legales.
3. Auditoría del nivel de satisfacción de los empleados. El Departamento de RRHH debe velar por la consecución de los objetivos de la organización armonizándolos con los objetivos de los empleados. Si éstos no pueden cumplir sus objetivos, se mostrarán insatisfechos, surgirán conflictos que dan lugar al absentismo laboral, elevadas tasas de rotación, etc. Esta situación afectará al clima de trabajo, lo que afectará negativamente a la productividad. Los directores de línea demandarán servicios de soporte de gestión de recursos humanos e información más detallada al Departamento de RRHH para lograr maximizar la productividad y el rendimiento de su fuerza laboral. Los empleados se van a interesar por la función de recursos humanos, y van a exigir métodos individualizados de gestión para poder resolver cuestiones que les afectan de una manera más sencilla y rápida.

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Metodología y Herramientas

La metodología a seguir sería la siguiente:

1. Establecer el objeto o misión de la auditoría, es decir, plantear el problema.
2. Establecer los estándares o sistemas de referencia.
3. Observar una serie de hechos o acontecimientos.
4. Analizar e interpretar la información.
5. Compararlos con puntos de referencia.
6. Analizar las desviaciones que se produzcan.
7. Dar una opinión sobre lo analizado, incluyendo recomendaciones para eliminar los problemas. Se hace tanto un diagnóstico sobre las posibles causas de los problemas como recomendaciones para subsanarlos.

Para realizar la ADRRHH se pueden emplear varias y diversas herramientas:

Herramientas o técnicas que sirven para recoger información:

1. Técnicas de muestreo. El muestreo es una herramienta estadística que permite obtener información y realizar diagnósticos en base a una muestra representativa. Sólo se debe acudir a esta técnica cuando no se disponga de tiempo o medios para realizar otro tipo de análisis en mayor profundidad.
2. Entrevistas. Es una conversación cuyo objetivo es reunir información. Es importante realizarla tanto a gerentes como a empleados. Posee dos inconvenientes: que es costosa y que requiere mucho tiempo, por lo que se realizará a un número limitado de personas. Hay que destacar la entrevista a la salida que se realiza a los trabajadores que abandonan la organización. Se busca obtener información sobre si las expectativas del empleado eran muy distintas de lo que realmente encontró en su puesto de trabajo, información sobre lo que piensa de su salario, formación, los motivos de su marcha, etc.
3. Cuestionarios. Es una técnica muy utilizada y sirve para recabar por escrito datos pertinentes al problema que analiza el investigador. A través de los cuestionarios se consigue una descripción más precisa del estado real de la situación del personal. Utiliza menos tiempo que la entrevista y suele ser más sincera y fiable.
4. Análisis de registros. Sirven para asegurarse de que se cumple con las políticas de la compañía al mismo tiempo que con ciertos aspectos legales. Se puede obtener información sobre el número de accidentes de trabajo, el número de quejas de los empleados, la tasa de rotación y de absentismo laboral, etc.
5. La información externa. El auditor recopila información sobre organizaciones semejantes a la suya para realizar comparaciones. Se da una visión más amplia y se puede obtener información del INEM, del Instituto Nacional de Estadística, etc.
6. La experimentación de técnicas de personal. Consiste en comparar un grupo experimental con otro de control. El problema es que los no seleccionados desconfían, y los que sí forman parte del grupo se pueden sentir manipulados. Lograr que los grupos no intercambien información o que el clima laboral no afecte a uno de los dos grupos es una tarea difícil.

Técnicas y herramientas de análisis

1. Cuadro de mando integral. Es una herramienta de gestión, y constituye, en sí mismo, un sistema de información al servicio del sistema de control de gestión. Puede definirse como un conjunto de instrumentos de control de gestión que permiten seguir y corregir los efectos de la política social. Su finalidad es proporcionar información a todos aquellos que tengan que tomar decisiones referentes a la gestión de personal, entre ellos el auditor. Para realizar un cuadro de mando integral, la empresa establece unos objetivos, y para alcanzarlos se definen unas variables claves y su control se realiza a través de indicadores. Es fundamental elegir correctamente esos indicadores, los cuales podrán ser financieros y no financieros. En el caso de la ADRRHH tienen especial relevancia los no financieros.
2. Diagnóstico de responsabilidades o cuadro de repartición de atribuciones. Se utiliza para establecer el papel de cada trabajador para las diferentes funciones del personal. Se esclarecen las responsabilidades de todos los intervinientes.
3. Flujogramas. Representaciones gráficas del encadenamiento de las diferentes operaciones. Se simplifican los procedimientos, lo que facilitará la función de control.
4. Diagrama de Pareto y árboles de causas. Sirven para diferenciar las causas de las consecuencias, e identificar las causas secundarias. El auditor debe preparar una lista de causas posibles y clasificarlas por orden de importancia y orden cronológico y realizar el diagrama de Pareto. Estos diagramas no permiten ver el encadenamiento de los acontecimientos por lo que se acude a los árboles de causa, también denominados diagramas de causa y efecto.
5. Benchmarking. Consiste en comparar las prácticas y resultados de una empresa con las prácticas y resultados de las mejores. Garrigós lo define como una técnica consistente en comparar una serie de empresas para aprender unas de otras. Mediante la comparación se seleccionan unas mejores prácticas (benchmarks), y se fijan como objetivos a alcanzar. Es un proceso continuo de evaluación de los productos, servicios y prácticas en relación con la competencia más fuerte o líder.
6. Balance social. El empresario o directivo necesita tener conocimiento sobre las prácticas relativas a los recursos humanos tales como accidentes laborales, niveles de absentismo, salarios, etc. El balance social surge como la necesidad de contar con algún instrumento que ponga de manifiesto dichos aspectos. Tiene un valor meramente descriptivo, ya que no asume una función directiva y estratégica orientada al cambio futuro. Se limita a describir una situación: es una fotografía de los aspectos sociales que han ocurrido en la empresa.

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Sistema de Referencia

Durante la auditoría se observarán situaciones y se recopilarán informaciones y se reconocerán informaciones que deben ser contrastadas con un modelo establecido previamente. Dicha comparación da lugar a desviaciones. Establecer y conocer el sistema de referencia que se va a utilizar, es algo fundamental para realizar una auditoría.
En materia de RRHH no existe un sistema de referencia normalizado pero si existe un conjunto de elementos de referencia que están en los bancos de datos: los ratios.
Al no existir un modelo normalizado, nos encontramos con una gran variedad de estándares o elementos de referencia. Podemos agruparlos en cuatro categorías:

1. Estándares de cantidad. Son ratios basados en el criterio de cantidad. Se analizan el número de empleados, el número de accidentes laborales, el número de admisiones, etc.
2. Estándares de calidad. Se centran en analizar la calidad de procedimientos de selección utilizados, cómo funciona la evaluación del desempeño, la evaluación del rendimiento, etc.
3. Estándares de tiempo. Se va a medir la rapidez en la integración del personal recién incorporado, la permanencia media de los trabajadores en la empresa, el ratio de selección, etc.
4. Estándares de costes. Son ratios basados en el criterio de costes, es decir, se analiza el coste directo y el indirecto de la rotación de personal, el de los accidentes de trabajo, etc.

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Conclusión de la Auditoría: El Informe de Auditoría

Es el resultado del análisis del auditor, es el resumen de su trabajo. Se puede definir como una descripción general de las actividades de personal, e incluye tanto las recomendaciones para lograr prácticas efectivas como el reconocimiento formal de las prácticas que están logrando su objetivo.
El informe de auditoría puede tener una estructura como la siguiente:

• Un párrafo inicial donde se describa la operación auditada, el período abarcado, etc.
• Se hará constar cualquier limitación impuesta al trabajo del auditor.
• Se hará una evaluación general de la operación y se clasificarán los resultados. Se tienen que presentar los resultados favorables y los desfavorables.
• Los resultados desfavorables deben incluir una descripción de la divergencia, sugerir medidas correctivas, y exponer los comentarios de los trabajadores del departamento.

El informe de auditoría debe poseer además unas características formales: debe ser claro, oportuno, breve y sintético.
Es el documento final donde se describe la función de recursos humanos destacando tanto los aspectos positivos como los negativos. Es importante señalar aquellos puntos que requieren una mejora y poner de manifiesto las cosas que se están haciendo bien. De este modo todos aceptarán de mejor grado el informe de auditoría. Si se quedara en alabanzas no cumpliría con su trabajo, puesto
que la auditoría implica dar recomendaciones para superar los aspectos negativos. Si solamente recogiera las críticas haría cundir el desánimo entre los auditados.
Con toda la información suministrada por el informe de auditoría, la DRRHH conocerá cuales son los puntos fuertes y los débiles y podrá actuar en consecuencia.

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