Técnicas para mejorar la comunicación
La DRRHH debe procurar que los directivos, mandos intermedios, supervisores, etc., mejoren sus mensajes y deben tratar de comprender mejor lo que las demás personas están tratando de comunicarles. Algunas técnicas son:
- Desarrollar la empatía. Consiste en la capacidad que tiene una persona para ponerse en lugar de otra, de asumir su papel, de comprender así sus puntos de vista y emociones. El emisor deberá utilizar un código más fácilmente comprensible.
- Simplificación del lenguaje. Utilizar un lenguaje excesivamente técnico favorece la incomunicación.
- Escuchar con atención. Hacer ver a la otra persona que se está dispuesto a comprender, evitar las distracciones, ser paciente y ecuánime, ser moderado al rebatir las ideas y dejar de hablar para poder escuchar. Todo esto es inútil si uno no está absolutamente decidido a escuchar.
- Seguimiento del mensaje. Es preciso averiguar si el mensaje fue recibido y si fue interpretado de acuerdo con los deseos del emisor. Debe hacerse cuando se crea que no se recibió bien.
- Retroalimentación. Es complementaria de la anterior. Facilitar la manera para que los subordinados proporcionen retroalimentación de los mensajes recibidos, es la mejor forma que tiene el emisor de saber si su mensaje ha sido bien interpretado.
- Regular la información. Hay que conseguir un flujo de información adecuado en cantidad y en calidad. Un fallo en la comunicación no se mejora sólo con más información sino que habrá que averiguar dónde está el problema.
Plan de comunicación interna (PCI)
El PCI debe estar coordinado con el SIRRHH que la empresa tenga implantado. Para la implantación de un PCI pueden darse los siguientes pasos:
Primer paso. Tomar conciencia de que es una razón de productividad: los trabajadores informados están más motivados e identificados con su empresa, trabajan mejor, están más satisfechos, y la ausencia de conflictos es casi total.
Segundo paso. Detectar dónde está el problema que puede deberse a alguno o a varios de los factores siguientes.
- Conflictos y rivalidades entre departamentos y personalidades.
- Estructura organizativa alargada, lo que implica demasiados escalones hasta el trabajador.
- Excesiva burocratización que no permite una comunicación al margen de reglas.
- Escasa formación de los mandos intermedios.
- Utilización de tecnología obsoleta.
- La separación geográfica o funcional.
Tercer paso. La comunicación interna es una herramienta fundamental de la DRRHH. Será desde donde se pondrá en marcha el PCI. Se creará un equipo que deberá determinar:
- Qué tipo de mensajes se van a comunicar.
- Los canales que van a utilizarse.
- El calendario de implantación del PCI.
- La evaluación de los resultados.
Programa de asesoría al personal
Es un tipo de comunicación especial encaminado a ayudar al empleado a analizar, explorar y resolver un problema. Los problemas personales o la tensión que surgen al enfrentarse a nuevas tareas, o una excesiva presión, provocan en algunos empleados un estado de ánimo que no les permite ser más efectivos. La DRRHH tiene a su cargo estos programas de asesoría que abarcan todos los puestos de la organización y constituye un paso para evitar la despersonalización de la empresa. La asesoría debería estar para resolver problemas planteados en el ámbito empresarial, pero el asesor no deberá entrar en la esfera privada. Los informes serán confidenciales y sólo tendrán acceso a ellos las personas relacionadas con la solución del mismo.
Las características de la asesoría personal son:
- Constituye un acto de comunicación.
- Ayuda a los empleados a resolver sus problemas laborales.
- Ayuda a los empleados a afrontar sus problemas emocionales.
- Contribuye a disminuir la despersonalización.
- Es confidencial.
Hay tres tipos de asesoría según el grado de sugerencias que el asesor aporta:
- Asesoría normativa. Consiste en escuchar los problemas del empleado, decidir junto con él qué debe hacerse y comunicarle de forma indirecta qué tipo de acción se considera óptima.
- Asesoría participativa. Tiene que conseguirse establecer un intercambio entre el empleado y el asesor para que juntos puedan encontrar la solución del problema. La habilidad del asesor es imprescindible, puesto que su papel consiste en mostrar al empleado otro punto de vista.
- Asesoría receptiva. Consiste en escuchar al empleado que solicita la asesoría, alentándole a que examine el problema y encuentre la solución adecuada. Atiende más a la posibilidad de que el empleado resuelva el problema que a resolver el problema en sí mismo.
Los programas de asesoría todavía no están muy extendidos en la práctica. Cuando se utilizan suelen formar parte de un programa de calidad de vida en el trabajo.
