Concepto

La obtención de información es uno de los objetivos prioritarios que debe tener toda planificación.
Planificar permitirá a la organización contar en cada momento con la persona adecuada al puesto.
En la DRRHH en la empresa los planes consisten en:

• Análisis y diseño de los puestos de trabajo.
• Búsqueda de personal.
• Selección de los trabajadores.

La planificación es imprescindible para cualquier tipo de organización que deberá encontrar la mejor forma de llevarla a cabo.
La cobertura de vacantes será interna o externa dependiendo del tipo de trabajo, de la formación y flexibilidad de los empleados con que cuente la organización y de otros factores.
La planificación estratégica de recursos humanos implica que los objetivos de la misma deben estar inmersos en los objetivos más amplios de la organización. Hay que tener en cuenta las necesidades de los distintos departamentos, así como la política de personal a medio o largo plazo.

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El Inventario de Personal

Se trata de determinar con cuántas personas se cuenta en un momento concreto en cada puesto de trabajo.
Se establecerán evaluaciones del rendimiento y de la personalidad y el inventario deberá contar no sólo con una información detallada relativa al número de personas, sino también sobre las aptitudes, capacidades y habilidades de los empleados con respecto al puesto que ocupan y con vistas a ocupaciones posteriores.
Deberán figurar los datos personales y las características del puesto en cuestión. Este inventario cualitativo permite elaborar una lista de sustitución de unos trabajadores por otros, así en caso de producirse una vacante identificarán más rápidamente a los candidatos idóneos.

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Planificación Formal e Informal

Sólo realizan una planificación formal las grandes empresas, a las que resulta imprescindible conocer las necesidades futuras del personal. La planificación formal exige que la empresa tenga una política bien definida, en la que los pasos a dar estén expresamente establecidos.
Tanto las grandes como las pequeñas y medianas empresas deben llevar a cabo una planificación más informal.
En una empresa mediana o pequeña todas las personas pueden ser útiles para llevar a cabo la planificación informal, ya que todo el mundo se conoce y también se conocen las necesidades de cada puesto. A medida que aumenta el tamaño, suele aumentar la complejidad, de ahí que los directores de línea o de departamento vayan delegando funciones en el Departamento de RRHH.
Cuando el aprovisionamiento interno no resulta posible, la planificación es el instrumento indispensable para incorporar personas idóneas en los momentos oportunos. Cuando la oferta interna iguala a la demanda, no es necesaria la planificación. Lo más frecuente es una situación de desequilibrio por un exceso de oferta o de demanda.

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Los Perfiles de los Puestos y la Planificación

Las vacantes que se producen en la empresa pueden ser de dos tipos: definitivas y temporales.

• Definitivas:
  
  • Creación nuevo puesto.
  • Despidos previstos.
  • Abandono de la organización.
  • Jubilaciones.

• Temporales:
  
  • Excedencias concertadas.
  • Enfermedad.
  • Maternidad.
  • Vacaciones.
  • Rotación de puestos.

El Departamento de RRHH actuará de forma conjunta con el director de línea o de departamento quien, de acuerdo con su experiencia, puede ayudar a determinar las condiciones requeridas para la vacante que se produzca. La colaboración entre ambos permite elaborar el perfil del puesto de trabajo, que no es otra cosa que definir las características generales del mismo.
Buscar una sola persona que encaje en un puesto concreto entraña mayor dificultad que si se busca personal que pueda adaptarse al perfil de una familia de puestos. Esto permitirá una mayor flexibilidad y adaptación a los cambios que puedan producirse en el ámbito laboral.
La labor de la DRRHH consiste en adelantarse a las situaciones en las que se produce una diferencia entre donde se está y donde se quiere estar y cubrir esas diferencias.

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El Enfoque de Diagnóstico

Pueden darse situaciones que obliguen a tomar decisiones en cuanto a las personas como son un descenso en el volumen de ventas o una crisis económica. Todo ello obliga a la empresa a combinar diversos factores que constituyen el Enfoque de Diagnóstico. Corresponde a la Dirección de la organización analizar estas categorías para establecer los objetivos de la DRRHH.
Los factores contemplados en el enfoque de diagnóstico son:

El entorno
Recoge todos aquellos factores externos que pueden afectar directa o indirectamente a la gestión de recursos humanos. Algunos son económicos y resultan de difícil predicción. El cambio tecnológico es uno de los factores que más influencia tiene en la planificación de RRHH, las empresas necesitan personas que sean capaces de reciclarse. Los cambios sociales, políticos, legales o financieros también influyen pero son de una predicción más sencilla, aunque no está claro el sentido de la influencia que pueden tener sobre las necesidades del personal. La necesidad de que las empresas sigan un comportamiento ético hará que, a la hora de contratar directivos, se intente averiguar el grado de compromiso ético que tienen. La internacionalización de la economía puede tener también sus repercusiones en el personal desde formas muy variadas, como los precios de las materias primas, las variaciones en el tipo de cambio, etc.

La organización
A corto plazo, se podrá efectuar un recorte o incremento presupuestario de la plantilla. El efecto a largo plazo dependerá del establecimiento de nuevos o diferentes productos, y de la ampliación o reducción de mercados. Los cambios de gestión organizativa implican cambios en la naturaleza del trabajo, lo cual hará cambiar también el sistema de DRRHH.

El personal
La información acerca de los empleados es básica para el funcionamiento del Departamento de RRHH. Así ocurre con sus experiencias, habilidades, capacidades, formación, necesidades y motivaciones. También pueden variar las condiciones y el número de trabajadores por jubilaciones, fallecimientos, vacaciones, despidos, maternidades, etc.

A la vista de todos estos factores, se hace evidente la necesidad de predecir las contingencias que en relación con el personal pueda plantearse. La experiencia aporta, en muchas ocasiones, información valiosa, pero, en otras, puede resultar insuficiente.
Puede hacerse necesario introducir técnicas estadísticas como la extrapolación (donde se prolongan en el tiempo las tendencias del pasado), y la indexación (que hace coincidir la tasa de crecimiento o disminución del empleo con un índice concreto). Estos métodos son de aplicación sencilla y útiles a corto plazo. A largo plazo es preciso recurrir a técnicas estadísticas más complejas.
En otras ocasiones es preciso realizar presupuestos y planes más elaborados o programas informáticos que permiten simular y resolver situaciones hipotéticas o previstas. El grado de complejidad mostrará cuál es la técnica más adecuada en cada caso.
Últimamente es bastante frecuente la contratación de determinados servicios fuera de la empresa, en lugar de realizarlos dentro de la organización. Es el conocido outsourcing, que está mostrando un alto valor estratégico en su aplicación en procesos críticos del negocio: administración, logística, servicio al cliente, gestión de la tecnología, implantación del sistema de información, etc.

• Las ventajas del outsourcing son:
  
  1. La reducción de costes en personal interno de la empresa, que puede dedicarse a actividades que añadan valor a la misma.
  2. La selección del mejor servicio posible.
• Los inconvenientes del outsourcing:
  
  1. La dependencia de terceros que se genera.
  2. Las dificultades para integrar las funciones o los procesos comprados en el exterior dentro de la planificación de la empresa.

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La Planificación y la Efectividad del Departamento de Recursos Humanos

La Planificación Estratégica de RRHH exige que se fijen tanto las normas de la DRRHH como los efectos que producen, es decir, que la planificación pase de ser un administrador de datos a convertirse en un instrumento de participación activa en la estrategia del negocio.
Puede realizarse una labor de control consistente en comparar las tareas realizadas con las que estaban previstas. Así, por ejemplo, las siguientes:

1. Comprobar si se ha realizado la evaluación del desempeño de los empleados en las fechas establecidas.
2. Verificar que se practican las entrevistas adecuadas al personal que se incorpora a la organización.
3. Recoger las quejas con respeto a la labor realizada por el Departamento, etc.

Puede resultar útil conocer qué parte de los presupuestos de la organización se aplican a la DRRHH y su posterior cumplimiento. La elaboración de ratios y su comparación con los de otras empresas, puede aportar una información de la efectividad de las medidas adoptadas en la DRRHH.
Los ratios más utilizados son:

1. La proporción entre el número total de empleados y los de personal de RRHH.
2. El coste de formación por individuo.
3. Los días empleados para cubrir vacantes, etc.

El análisis de estos ratios puede resultar de difícil y equívoca interpretación.
Hacia los años setenta empezó a plantearse calcular el coste de buscar, seleccionar y formar al personal. Se han utilizado medidas tales como:

1. Dividir los ingresos por ventas entre el total de costes directamente relacionados con los trabajadores.
2. Dividir los beneficios antes de impuestos entre el total de costes del personal.
3. Dividir los beneficios después de impuestos entre el total de costes del personal.

El Departamento de RRHH debe estar al servicio del personal y su utilidad será tanto mayor cuanta mayor sea su capacidad para dar respuestas, tanto a los directivos de la organización como al resto de los empleados. La calidad de servicio que preste permitirá que el Departamento compense con el valor que añade a la empresa, el coste que conlleva. La ventaja competitiva irá perteneciendo cada vez más a aquellas organizaciones que consigan la utilización óptima de las personas que forman parte de ellas.

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Implantación de un Sistema de Información

Concepto


El SIRRHH es una herramienta que permitirá a la DRRHH clasificar y reorganizar los elementos necesarios para la organización de las personas y sus actividades, así como establecer las características del puesto que ocupan.
El SIRRHH constituye un subsistema de la misma, siendo utilizado para:

1. Analizar las condiciones de los empleados, de la organización y del entorno exterior.
2. Identificar los objetivos, es decir, planificar.
3. Elegir entre las distintas actividades que permitirán llevar a cabo los objetivos.
4. Evaluar resultados de las actividades y objetivos.
5. Proporcionar retroalimentación (feed-back) a la DRRHH, para que tome las medidas oportunas.

Para que un sistema de información resulte eficaz no es necesario que esté informatizado.
Todo el proceso conlleva un coste que constituye una inversión para la organización, pero, aunque los beneficios son innegables, debe procurarse que tenga unos costes mínimos, y que se adecuen a las condiciones de la empresa.

Elementos del sistema de información


La primera tarea es la de entrevistarse con todos los posibles usuarios del mismo para establecer la naturaleza de los datos que precisan. Debe discriminar las peticiones y debe elegir aquellos datos que efectivamente vayan a añadir valor al DRRHH. Finalmente deberá elegir el soporte sobre el que se asentará todo el sistema.
El SIRRHH tiene unas entradas, un sistema procesador y unas salidas, constituyendo todo ello los elementos del mismo:

1. Las entradas al sistema son todos los procedimientos utilizados para recopilar datos. Una vez creada la base de datos, ésta ha de ser mantenida y actualizada.
2. El soporte elegido para procesar los datos es la elección de la forma o de la tecnología elegidas para transformar los datos en información que resulte útil.
3. Una vez procesados los datos se producirá la salida de los mismos, que adquirirá diferentes formatos en función de quién vaya a ser el receptor de la información.

La entrada al sistema es única, puesto que se trata sólo de datos, las salidas que se generan son múltiples puesto que pueden dar lugar a distintos tipos de informes.

Modelos de SIRRHH


En función del nivel de actividad que tenga el usuario podemos distinguir tres modelos de SIRRHH:

1. Procesamiento de datos. El sistema es un mero almacén de datos, recibiendo el usuario informes periódicos. El nivel de actividad del usuario es muy bajo, comportándose como un mero administrador del sistema.
2. Sistema de información a la dirección. El usuario puede solicitar a los expertos algún tipo de manipulación en los datos para efectuar análisis sobre dicha información. El nivel de actividad es moderado.
3. Sistema de apoyo de decisiones. El usuario puede solicitar al experto que efectúe algún tipo de simulación. La actividad aquí es máxima.

El valor estratégico del SIRRHH aumentará a medida que la actividad del usuario sea mayor.

Características de un SIRRHH

1. Flexibilidad. Debe ser flexible para que pueda adaptarse a las necesidades de la DRRHH.
2. Confidencialidad. Los datos no deben ser de utilidad pública para cualquier persona de la organización, sólo deben facilitarse a quién esté autorizado. Debe garantizar la privacidad de los datos
3. Facilidad de uso. Sencillo de utilizar. Si resulta complejo lo más probable es que éste no se utilice. Lo ideal será que el usuario no precise formación adicional sino que sea el propio sistema el que vaya indicándole como obtener la información que necesita.
4. Adaptabilidad. Es el sistema el que debe adaptarse a las necesidades de la empresa y no al revés.

Cualidades de un SIRRHH

1. Debe ser precisa ya que si los datos son inexactos pueden conllevar a tomar decisiones erróneas.
2. Debe incluir sólo la información verdaderamente relevante, evitando aquella que no se necesite.
3. No debe crear más problemas de los que resuelva. Una información inadecuadamente procesada puede confundir más que aclarar.
4. Debe destacar lo más importante, valiéndose para ello de cualquier medio que contribuya a que así sea.

Un SIRRHH eficaz debe ser capaz de gestionar la estructura organizativa de la empresa teniendo en cuenta la necesidad que tienen las empresas de organizarse de forma flexible y de adaptarse a los cambios que se producen en la misma.

Ventajas del SIRRHH informatizado


Un SIRRHH informatizado puede reportar una serie de ventajas derivadas de la capacidad para gestionar volúmenes de información elevados, y de la rapidez y flexibilidad en la gestión de los datos. Estas ventajas son:

1. Ausencia de procedimientos manuales.
2. No existen tareas repetitivas.
3. No hay redundancia de información.
4. Todas las tareas tienen controles automáticos.
5. Se eliminan los flujos de información soportados innecesariamente en papel.
6. No hay datos o procesos incompatibles entre distintos niveles de la empresa.
7. La actualización de la información es permanente.

Es más fácil implantar la informatización en unas áreas de la empresa que en otras.
Los aspectos de las áreas en las cuáles puede resultar interesante utilizar programas informáticos son:

1. Inventario de personal. La empresa necesita saber sus potencialidades. A medida que el tamaño de la empresa sea mayor, más efectivo resultará sustituir el inventario manual por uno informatizado. Una base de datos permitirá tener actualizada toda la información relevante. Es en esta área de la DRRHH donde la informática se muestra más útil.
2. Selección. Cuando una empresa decide buscar y seleccionar nuevo personal, lo normal es que acumule una gran cantidad de expedientes curriculares. Si todos los datos de los expedientes se trasladan a una base de datos, podrá cruzarse y manipularse la información obtenida, con objeto de dar con la persona que tenga el perfil adecuado para el puesto de trabajo que se pretende cubrir.
3. Formación. Las necesidades de formación de los empleados se manifiestan no sólo cuando acaban de ser contratados, sino que pueden ser debidas a otras causas. También pueden ser debidos a la instalación de un nuevo procedimiento administrativo, de una nueva maquinaria o de un cambio de puesto de trabajo. Las empresas organizan cursos para que el personal actualice sus conocimientos. Deben contar con una base de datos que recoja la formación y habilidades del personal, y las necesidades actuales y futuras.
4. Evaluación del mérito y del desempeño. Existen unos baremos objetivos y otros que resultan muy subjetivos y de difícil medición.
5. Desarrollo de carreras. El potencial de cada empleado queda recogido en el desarrollo de carreras. Un programa informático puede recoger y administrar la información como son los conocimientos y habilidades de cada empleado y la evolución que haya seguido.

Algunas empresas cuentan con personal interno para abordar esta labor de informatizar el SIRRHH, pero otras deben contratar los servicios de una empresa especializada. Lo más aconsejable resulta comprar un paquete informático que contemple las peculiaridades de la empresa.

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