El Proceso de Formación

Para que la formación sea eficaz, ha de seguir una serie de etapas muy concretas. Se comienza por determinar las necesidades y establecer los objetivos. Luego, se fijan el contenido del programa y los principios del aprendizaje con los que se llega al programa definitivo. Con este programa se tratará de incidir en las aptitudes, conocimientos y capacidades de las personas. Finalmente, se evalúan los resultados obtenidos en relación con las necesidades que se pretendían cubrir.

Evaluación de las necesidades


La formación tiene un coste que, en ocasiones, es muy alto, por ello los esfuerzos deben centrarse donde son más necesarios.
Antes de nada han de evaluarse las necesidades tanto en cuanto a las personas que hay que formar, como en lo relativo a las materias en las que hay que formarlas. Las necesidades pueden tener diversos orígenes:

  1. Las necesidades vienen determinadas por cambios provenientes del entorno. Las innovaciones tecnológicas pueden obligar a actualizar los conocimientos de los técnicos de la empresa.
  2. Las necesidades provienen de la propia estrategia de la organización. El lanzamiento de nuevos productos, o la introducción en nuevos mercados.
  3. Las necesidades pueden ponerse de manifiesto por la existencia de problemas, como accidentes laborales frecuentes, baja productividad, baja calidad, absentismo, etc.

La iniciativa de identificar las necesidades puede provenir del propio empleado, del Departamento de RRHH y de los directivos de línea.
El Departamento de RRHH debe verificar la existencia de las necesidades. Un trabajador puede seguir un programa de formación para no realizar su trabajo y un directivo de línea puede recomendar que un trabajador lo siga para premiarle o para librarse de un trabajador conflictivo durante algún tiempo. Tampoco puede tomar la decisión de que un empleado siga un programa de formación sin consultar con su superior en la línea. Por consiguiente, en la decisión deben intervenir el trabajador, su superior y el Departamento de RRHH.

Para determinar las materias del programa de formación se suelen utilizar tres enfoques:

  • Descripción del puesto de trabajo para identificar las tareas que lo forman. A continuación se determinan las necesidades de formación que existen.
  • Se pregunta a quienes van a recibir la formación en qué aspectos necesitan formarse. Resulta más motivador, ya que los propios trabajadores determinan el contenido de la formación, pero requiere que sepan en qué aspectos necesitan perfeccionarse. No es fácilmente aplicable a los nuevos empleados.
  • La NGT ó Técnica de Grupo Nominal, es un método de conseguir ideas a partir de un grupo de personas sobre un tema específico. Se pregunta a un grupo de diez o quince formadores, directivos y trabajadores que hagan una relación escrita de todas las necesidades de formación que se les ocurran y se pide a cada persona que dé una idea hasta que se les agoten. El moderador escribe todas las ideas, sin que se admitan elogios, críticas ni discusiones hasta que se han relacionado todas. Los participantes votan las cinco necesidades de formación más importantes y se obtienen las necesidades de formación más apremiantes. Es un método semejante a la tormenta de ideas, con la diferencia de que en esta última se permite que algunas personas no den ideas.

Las necesidades de formación también se pueden poner de manifiesto en la planificación de carreras y en la evaluación del desempeño.

Objetivos de formación y desarrollo

La formación ha de tener unos objetivos que deben cuantificarse siempre que sea posible, aunque no siempre lo es. Los objetivos constituyen para el formador y para quien va a ser formado un baremo indicador de lo que se espera conseguir al final del proceso. Permiten medir el éxito del mismo.
Incluso si no se consiguen los objetivos, el Departamento de RRHH obtiene una información de gran utilidad para los siguientes programas de formación.

Contenido del programa


El contenido del programa está condicionado por las necesidades de formación y por los objetivos que se persiguen.
El contenido puede estar destinado a generar habilidades concretas, a suministrar conocimientos generales, o a influir en las actitudes.
El programa ha de cubrir las necesidades del individuo y de la organización. Los objetivos de la empresa y los del individuo no siempre van en paralelo.
Los desembolsos que la empresa realiza para formar a sus trabajadores constituyen una inversión en capital humano, y le interesará seguir invirtiendo mientras el valor de las ventajas que obtenga supere a los pagos que tenga que realizar para la formación.
El trabajador tiene que distinguir entre la formación de tipo general y la formación especial para una tarea muy concreta. La formación general es aquella que puede ser útil en diversos tipos de organizaciones y la formación especial es la que sólo tiene utilidad en la empresa en la que trabaja y no le ayudaría a conseguir empleo en otra. Las personas están dispuestas a pagarse una formación general, pero la formación de contenido especial ha de correr por cuenta de la empresa.

Principios de aprendizaje

El aprendizaje no es observable, solo pueden observarse sus resultados.
Desde el punto de vista práctico, se trata de alcanzar un nivel satisfactorio de desempeño en el menor tiempo posible. El nivel satisfactorio es aquel a partir del cual los costes de niveles superiores de formación superarían a los beneficios que se obtendrían con la mejora en el desempeño que reportaría.

Los principios de aprendizaje son:

  1. La participación activa en el aprendizaje hace que sea más rápido, y que lo aprendido se recuerde durante más tiempo.
  2. La repetición. Puede resultar tediosa pero fija los conocimientos en la memoria de forma casi indeleble.
  3. La relevancia. El trabajador ha de ser consciente de la relevancia de la tarea. Si piensa que no tiene importancia, no se encontrará motivado para perfeccionarse en su realización.
  4. La relación. Cuanto mayor es la relación entre el programa de formación y el puesto, mayor es la rapidez del aprendizaje y su aplicación efectiva.
  5. La retroalimentación permite al formador y al trabajador estar informados de los resultados que se están obteniendo y los que se deseaba obtener. Con esta información se pueden realizar las correcciones pertinentes. La retroalimentación no puede enfocarse como un control negativo. Si no se alcanzan los resultados deseados hay que animar al esfuerzo. Si se alcanzan se puede aprovechar para reforzar positivamente al trabajador con elogios.

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