Los Sistemas de Información en los Recursos Humanos

Sistemas de Información en Recursos Humanos, Elemento Clave para la Dirección Empresarial

Actualmente nos encontramos en la denominada “Era de la información”, y como consecuencia de la globalización de mercados, internacionalización de empresas, nuevas tecnologías…; hacen que la información sea el elemento llave para la competitividad de la empresa y si se gestiona y se transmite de forma eficiente y eficaz, se transforma en “conocimiento”, pasando este a ser la principal ventaja competitiva de las empresas.
Un elemento clave hoy en día para las organizaciones, y en particular para la Dirección y Gestión de Recursos Humanos, es el Sistema de Información.
El Sistema de Información de Recursos Humanos puede ser definido como: el conjunto de procedimientos ordenados que gestionan la información relativa a los recursos humanos de la organización, y para ello debe:

• Recoger los datos pertinentes.
• Procesarlos de forma adecuada con la finalidad de transformarlos en información.
• Almacenar y mantener permanentemente actualizada la información.
• Distribuirla a los decisores en tiempo y forma oportunos.

El sistema de información de recursos humanos debe recoger datos del activo humano de la organización de su estructura organizativa y del entorno; mercado de trabajo y marco jurídico laboral.
La tendencia actual a la descentralización de la gestión de recursos humanos en las organizaciones hace necesario que el responsable jerárquico pueda disponer de una información sociolaboral de fiabilidad y calidad comparable a la que dispone. Si carece de información relativa al activo humano de la empresa, le supondrá una dificultad más a la hora de alcanzar los objetivos que le han sido establecidos.
El objetivo principal es distribuir y comunicar información que facilite la toma de decisiones en todo lo relativo a la dirección y gestión de recursos humanos.
La información facilitada por el sistema debe ser actual.
El Sistema de Información de Recursos Humanos, en base a los objetivos expuestos, estará integrado por una serie de subsistemas que fundamentalmente dependen de la jerarquía de las decisiones que apoye: nivel estratégico, nivel táctico y nivel operativo.

Estructura del Sistema de Información

El Sistema de Información de Recursos Humanos se debe estructurar sobre los bancos de datos: la estructura organizativa de la empresa, sus recursos humanos (aspectos cualitativos y cuantitativos) y entorno (mercado de trabajo y marco jurídico laboral), de forma tal, que procesando/transformando los datos de cada uno de estos bancos, en función de las necesidades específicas de cada organización (objetivos de negocio y planificación estratégica), y de las necesidades concretas de información para la toma de decisiones en el ámbito de la dirección y gestión de recursos humanos, de los usuarios/destinatarios del sistema, permita facilitar la información básica necesaria para dirigir y gestionar eficaz y eficientemente el activo humano de la organización.

Banco de Datos de la Estructura Organizativa de la Empresa

En este banco se captan, almacenan y mantienen permanentemente actualizados, los datos sobre la estructura organizativa de la empresa.
Este conjunto de tareas o actividades encaminadas a la captura, almacenamiento y mantenimiento (actualización permanente) de datos sobre la estructura organizativa de la empresa, para su posterior procesamiento, tiene como finalidad el análisis de la estructura organizativa de la empresa, inventario de puestos de trabajo, catálogo de puestos de trabajo…; así como detectar errores de estructura, dobles dependencias y contenidos jerárquicos y funcionales anormales.
Los datos básicos para obtener la información que debe facilitarnos el banco de datos de la estructura organizativa de la empresa tienen como punto de origen el análisis de los objetivos de negocio de la empresa así como de la planificación estratégica establecida.
A partir de la estructura organizativa de la empresa se elaboran los modelos que reflejan dicha estructura: el organigrama de la empresa.
Una vez establecido el inventario de puestos de trabajo, procederemos a describir y analizar los puestos de trabajo de la organización, o en el mejor de los casos, si ya disponemos de esta información, aquellos puestos que se modifican o son de nueva creación, incorporando estos al catálogo de puestos de trabajo y su perfil al banco de datos de perfiles de puestos de trabajo (P.P.T.).
Una vez desarrollado el banco de datos de la estructura organizativa de la empresa podremos obtener información actual hasta el nivel deseado.

Banco de Datos del Activo Humano de la Empresa

En este banco de datos se captan, almacenan y mantienen permanentemente actualizados, datos cualitativos y cuantitativos sobre el activo humano de la organización.
Este conjunto de tareas o actividades encaminados a la captura, almacenamiento y mantenimiento (actualización permanente) de datos sobre el activo humano de la empresa, para su posterior procedimiento, les ayuda a tomar decisiones que les permita alcanzar los objetivos de negocio con los menores costes de coordinación y costes de oportunidad posible.
Generalmente en las empresas nos encontramos, en lo referente a los datos sobre su activo humano, que se explotan diversos bancos de datos que facilitan información sobre el mismo, pero de forma desagregada o parcial y no están relacionados ni integrados para facilitar información agregada o global sobre al activo humano de la organización ni de su estructura por áreas organizativas, y ni mucho menos, sobre el “conocimiento tácito” del activo humano de las organizaciones.
Esta diversidad de bases de datos, para que pasen a integrarse en el banco de datos del activo humano de la organización, habrá que realizar un exhaustivo análisis de las mismas, de sus fuentes de alimentación, de la compatibilidad y de sus posibilidades de integración entre sí, para estimar su posibilidad de incorporación al banco de datos del activo humano de la empresa.
Las entradas posibles a este banco de datos pueden provenir de las distintas bases de datos:

• Administración de personal.
• Gestión de recursos humanos.
• Formación.
• Gestión del conocimiento.
• Prevención de riesgos y salud laboral.
• Compensación y beneficios sociales… 

Estas bases, que contienen información relativa al activo humano de la empresa, una vez analizadas deben integrarse en una base de datos relacional, inventario de recursos humanos y perfiles individuales, que a posteriori generarán el banco de datos del activo humano.
En lo que respecta a los datos que debe contener el perfil individual de los miembros de la organización señalar, que al menos, debe contemplar los recogidos en la base de datos de puestos de trabajo y perfiles de puestos de trabajo, del banco de datos de la estructura organizativa de la empresa.

Integración Operativa de Gestión

Una vez diseñados y desarrollados los bancos de datos de la estructura organizativa y del activo humano de la empresa, habrá que definir, cómo vamos a gestionar los datos de ambos para así tener el Sistema de Información de Recursos Humanos acorde a las características y peculiaridades de nuestra organización.
Debemos establecer el conjunto de tareas o actividades cuyo objetivo será procesar/transformar los datos procedentes de los bancos de datos, unificando herramientas, manteniendo y actualizando estos datos para gestionarlos e integrarlos en un único sistema, el Sistema de Información de Recursos Humanos, cuya finalidad es generar información para la toma de decisiones.
Una vez integrados estos datos, se gestionarán en base a los parámetros determinados en el modelo del Sistema de Información de Recursos Humanos de la organización.
Por último se retroalimentará el propio sistema, se exportará a otras aplicaciones, herramientas y/o aplicativos de comunicación para informar sobre las decisiones tomadas tanto a directivos, directivos de línea o mandos de proximidad, así como a los propios empleados y a sus representantes sindicales.