Formación, Desarrollo Profesional y Comunicación

Formación de los Recursos Humanos

Conceptos y objetivos

Se identifica la formación del empleado como un conjunto de actividades cuyo propósito es mejorar su rendimiento presente, aumentando sus capacidades a través de la modificación y potenciación de sus conocimientos.
La formación comprende todos aquellos procedimientos mediante los cuales la organización trata de dotar, mantener e incrementar las competencias profesionales que permitan a los empleados una efectiva realización de las tareas encomendadas, perfeccionamiento en el trabajo, adecuarse al grupo o departamento, ser trasladados y/o promocionados, así como promocionar su satisfacción y desarrollo personal y profesional.
En cuanto a los objetivos de la formación, se pueden resumir en los siguientes:

• Mejora del desempeño del individuo.
• Actualización de habilidades de los empleados y directivos.
• Evitar la obsolescencia directiva.
• Solución de problemas organizativos.
• Orientación de nuevos empleados.

Planificación de la formación

Cuando la empresta tiene clara la necesidad de formar a sus empleados, y toma la decisión de iniciar programas para ello, el siguiente paso es analizar las fases necesarias para hacer operativa la formación y que constituirá el ciclo formativo.

Diagnóstico de las necesidades formativas

En primer lugar, es necesario que la organización detecte los problemas actuales y futuros a los que se tendrán que enfrentar su personal. Por eso, han de evaluarse las necesidades tanto en lo referente a las personas que hay que formar, como a lo relativo de las materias en las que hay que formarlas.
Es necesario determinar las necesidades de formación en los diferentes niveles de la empresa:

• Análisis a nivel de organización: para detectar las necesidades de formación para toda la organización en su conjunto.
• Análisis a nivel de las tareas: examinar cómo se realiza el trabajo, cuáles son las funciones o tareas de cada uno.
• Análisis del individuo: examinar de qué modo realiza cada individuo que conforma la organización su trabajo.

En cuanto a algunos de los instrumentos y/o herramientas que podemos utilizar para detectar las necesidades de formación en las organizaciones, se encuentran los siguientes:

• Observación.
• Cuestionarios.
• Reuniones de grupo.
• Entrevistas.
• Análisis de las situaciones anómalas.

Diseño del plan formativo

Un plan formativo es aquel que tiene como objetivo establecer un conjunto de acciones formativas necesarias, que sean coherentes y ordenadas, establecidas en un período de tiempo determinado y cuyo fin sea resolver los problemas de competencia existentes en la organización.
Algunos de los aspectos más importantes que deben recogerse en un plan formativo son los siguientes:

• Análisis de las características de la organización: será necesario tener el resultado del análisis de la situación interna y externa de la empresa.
• Objetivos del plan: se establecen unos objetivos claramente definidos antes de realizar las acciones propiamente formativas, que derivarán de un diagnóstico serio de las necesidades profesionales de formación de la organización. Estos objetivos han de ser alcanzables y medibles.
• Formación a impartir: se debe determinar los métodos y técnicas de formación más adecuadas. También se debe tener presente el nivel y las capacidades de los participantes.
• Colectivos destinatarios: se detallará el número de empleados, jefes y colaboradores que se verán beneficiados con la implantación del plan formativo.
• Responsables de la coordinación del plan: suele ser el responsable de formación o el director de recursos humanos de la organización.
• Equipo formativo: hace referencia a si se trabajará con personal de la organización o si la formación será subcontratada.
• Técnicas, instrumentos y metodología: hace referencia a la elección de las técnicas, instrumentos y metodología más adecuados en función de los programas formativos que se van a implantar.
• Calendario: se debe establecer un cronograma en el cual se fije los tiempos establecidos y duración de cada acción formativa.
• Lugar previsto: se establecerá el lugar elegido para impartir la formación.
• Costes estimados.

Este plan se debe presentar a final en un “dossier” escrito y ha de ser comunicado a todos los empleados de la organización.

Ejecución del Plan Formativo

Las acciones previstas en el plan formativo se deberán llevar a cabo de acuerdo con el cronograma establecido. Es importante considerar que pueden ocurrir imprevistos.
Comportamiento organizativo y recursos humanos Grado en Turismo Curso 3º 48 Por eso, el plan ha de ser flexible y dinámico, es decir, debe permitir la inclusión o exclusión de acciones formativas precisas en cada momento aunque no estén planificadas.

Evaluación de la formación impartida

Una vez que se haya llevado a cabo el programa de formación, es necesario analizar si ha sido útil y eficiente.
Para ello se lleva a cabo la evaluación de la formación, que trata de verificar el grado de aprovechamiento de las acciones formativas y el nivel de rentabilidad que para la empresa supone el desarrollo de dicho plan formativo.

Seguimiento de la formación

El objetivo del seguimiento consiste fundamentalmente en mantener vivo el interés por el desarrollo continuo y la aplicación práctica de los conceptos aprendidos por parte de los destinatarios de la evaluación.

Desarrollo Profesional

Introducción

El desarrollo profesional pasa por el desarrollo propiamente dicho, que consiste en la dirección y planificación de carrera. La planificación de carrera es el proceso mediante el cual los empleados individuales identifican y ponen en marcha las acciones para alcanzar sus metas de carrera y la dirección de la carrera es el proceso mediante el cual las organizaciones seleccionan, estima, asignan y desarrollan a los empleados con el fin de proporcionar un grupo de personas cualificadas que satisfagan sus necesidades.
Se entiende por desarrollo profesional a aquel plan a través del cual el colaborador adquiere nuevos conocimientos, habilidades y/o competencias que le permitirán ocupar puestos cada vez más valorados y con una mayor responsabilidad e impacto a nivel organizacional.
La creación de un plan de carrera tiene que estar orientado básicamente a dos finalidades:

• El desarrollo profesional de las personas con potenciales y capacidades de especial interés para la organización. Este factor conlleva un tratamiento con respecto a:
  
  • Sus necesidades formativas (Itinerario de formación).
  • Sus capacidades gestoras y ejecutivas (Itinerario de promoción).
• El mantenimiento de un equilibrio razonable entre las expectativas de la persona hacia la organización y viceversa. Este factor plantea las necesidades de atender a dos cuestiones:
  
  • Seguimiento de su perfil corporativo.
  • Seguimiento de sus resultados. Desempeño.

Comunicación Interna

Conceptos y tipos

Al hablar sobre la comunicación interna se hace referencia a todos los flujos e intercambios de información que tienen lugar dentro de la organización y que dan como resultado óptimo conocimiento de ésta por parte de los colaboradores.
Se puede definir la comunicación como el proceso a través del cual se transmite una información entre un emisor y un receptor con su consiguiente retroalimentación.
Por tanto, la comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en su entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
La comunicación interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el temido rumor, un elemento muy peligroso para las compañías.
Transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la dirección y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna.
En cuanto a los tipos de comunicación interna, podemos hablar de tres:

• Comunicación descendente: tiene lugar de arriba abajo. Se caracteriza por poseer un contenido demasiado específico y transmite mensajes predominantemente relacionados con la ejecución y valoración de la tarea, órdenes, objetivos a alcanzar…
• Comunicación ascendente: tiene lugar de abajo a arriba. Permite a los trabajadores plantear sugerencias para la solución de problemas o propuestas de mejora, y en el peor de los casos, quejarse o comunicar un descontento.
• Comunicación horizontal: es aquella que se da entre empleados del mismo nivel. Se estimula y organiza la comunicación horizontal en el núcleo de las operaciones como herramienta que facilita la coordinación entre los trabajadores, mejora el clima social, satisface necesidades sociales y de autorrelación de las personas y contribuye al desarrollo de una organización más innovadora.

Herramientas de comunicación interna

Las empresas pueden contar con múltiples herramientas de comunicación interna. La coherencia en los mensajes, la credibilidad y la participación son los factores que hay que tener en cuenta a la hora de implementar cualquiera de ellas.
La comunicación personal sigue siendo la herramienta de comunicación interna más importante y de aplicación en todas las organizaciones. La utilización de otras vendrá determinada por el tamaño de la empresa.
Dentro de la comunicación descendente podemos encontrar los siguientes tipos de comunicación interna:

• Manual del empleado.
• Comunicaciones escritas.
• Tablones de anuncios.
• Jornadas de puertas abiertas.
• Boletín informativo mensual… 

Las herramientas de comunicación ascendente que podemos encontrar son:

• Entrevista.
• Programas de sugerencias.
• Sección en el periódico interno.
• Encuestas de clima laboral.
• Buzón de sugerencias.