Implantación de un Sistema de Información

Concepto


El SIRRHH es una herramienta que permitirá a la DRRHH clasificar y reorganizar los elementos necesarios para la organización de las personas y sus actividades, así como establecer las características del puesto que ocupan.
El SIRRHH constituye un subsistema de la misma, siendo utilizado para:

1. Analizar las condiciones de los empleados, de la organización y del entorno exterior.
2. Identificar los objetivos, es decir, planificar.
3. Elegir entre las distintas actividades que permitirán llevar a cabo los objetivos.
4. Evaluar resultados de las actividades y objetivos.
5. Proporcionar retroalimentación (feed-back) a la DRRHH, para que tome las medidas oportunas.

Para que un sistema de información resulte eficaz no es necesario que esté informatizado.
Todo el proceso conlleva un coste que constituye una inversión para la organización, pero, aunque los beneficios son innegables, debe procurarse que tenga unos costes mínimos, y que se adecuen a las condiciones de la empresa.

Elementos del sistema de información


La primera tarea es la de entrevistarse con todos los posibles usuarios del mismo para establecer la naturaleza de los datos que precisan. Debe discriminar las peticiones y debe elegir aquellos datos que efectivamente vayan a añadir valor al DRRHH. Finalmente deberá elegir el soporte sobre el que se asentará todo el sistema.
El SIRRHH tiene unas entradas, un sistema procesador y unas salidas, constituyendo todo ello los elementos del mismo:

1. Las entradas al sistema son todos los procedimientos utilizados para recopilar datos. Una vez creada la base de datos, ésta ha de ser mantenida y actualizada.
2. El soporte elegido para procesar los datos es la elección de la forma o de la tecnología elegidas para transformar los datos en información que resulte útil.
3. Una vez procesados los datos se producirá la salida de los mismos, que adquirirá diferentes formatos en función de quién vaya a ser el receptor de la información.

La entrada al sistema es única, puesto que se trata sólo de datos, las salidas que se generan son múltiples puesto que pueden dar lugar a distintos tipos de informes.

Modelos de SIRRHH


En función del nivel de actividad que tenga el usuario podemos distinguir tres modelos de SIRRHH:

1. Procesamiento de datos. El sistema es un mero almacén de datos, recibiendo el usuario informes periódicos. El nivel de actividad del usuario es muy bajo, comportándose como un mero administrador del sistema.
2. Sistema de información a la dirección. El usuario puede solicitar a los expertos algún tipo de manipulación en los datos para efectuar análisis sobre dicha información. El nivel de actividad es moderado.
3. Sistema de apoyo de decisiones. El usuario puede solicitar al experto que efectúe algún tipo de simulación. La actividad aquí es máxima.

El valor estratégico del SIRRHH aumentará a medida que la actividad del usuario sea mayor.

Características de un SIRRHH

1. Flexibilidad. Debe ser flexible para que pueda adaptarse a las necesidades de la DRRHH.
2. Confidencialidad. Los datos no deben ser de utilidad pública para cualquier persona de la organización, sólo deben facilitarse a quién esté autorizado. Debe garantizar la privacidad de los datos
3. Facilidad de uso. Sencillo de utilizar. Si resulta complejo lo más probable es que éste no se utilice. Lo ideal será que el usuario no precise formación adicional sino que sea el propio sistema el que vaya indicándole como obtener la información que necesita.
4. Adaptabilidad. Es el sistema el que debe adaptarse a las necesidades de la empresa y no al revés.

Cualidades de un SIRRHH

1. Debe ser precisa ya que si los datos son inexactos pueden conllevar a tomar decisiones erróneas.
2. Debe incluir sólo la información verdaderamente relevante, evitando aquella que no se necesite.
3. No debe crear más problemas de los que resuelva. Una información inadecuadamente procesada puede confundir más que aclarar.
4. Debe destacar lo más importante, valiéndose para ello de cualquier medio que contribuya a que así sea.

Un SIRRHH eficaz debe ser capaz de gestionar la estructura organizativa de la empresa teniendo en cuenta la necesidad que tienen las empresas de organizarse de forma flexible y de adaptarse a los cambios que se producen en la misma.

Ventajas del SIRRHH informatizado


Un SIRRHH informatizado puede reportar una serie de ventajas derivadas de la capacidad para gestionar volúmenes de información elevados, y de la rapidez y flexibilidad en la gestión de los datos. Estas ventajas son:

1. Ausencia de procedimientos manuales.
2. No existen tareas repetitivas.
3. No hay redundancia de información.
4. Todas las tareas tienen controles automáticos.
5. Se eliminan los flujos de información soportados innecesariamente en papel.
6. No hay datos o procesos incompatibles entre distintos niveles de la empresa.
7. La actualización de la información es permanente.

Es más fácil implantar la informatización en unas áreas de la empresa que en otras.
Los aspectos de las áreas en las cuáles puede resultar interesante utilizar programas informáticos son:

1. Inventario de personal. La empresa necesita saber sus potencialidades. A medida que el tamaño de la empresa sea mayor, más efectivo resultará sustituir el inventario manual por uno informatizado. Una base de datos permitirá tener actualizada toda la información relevante. Es en esta área de la DRRHH donde la informática se muestra más útil.
2. Selección. Cuando una empresa decide buscar y seleccionar nuevo personal, lo normal es que acumule una gran cantidad de expedientes curriculares. Si todos los datos de los expedientes se trasladan a una base de datos, podrá cruzarse y manipularse la información obtenida, con objeto de dar con la persona que tenga el perfil adecuado para el puesto de trabajo que se pretende cubrir.
3. Formación. Las necesidades de formación de los empleados se manifiestan no sólo cuando acaban de ser contratados, sino que pueden ser debidas a otras causas. También pueden ser debidos a la instalación de un nuevo procedimiento administrativo, de una nueva maquinaria o de un cambio de puesto de trabajo. Las empresas organizan cursos para que el personal actualice sus conocimientos. Deben contar con una base de datos que recoja la formación y habilidades del personal, y las necesidades actuales y futuras.
4. Evaluación del mérito y del desempeño. Existen unos baremos objetivos y otros que resultan muy subjetivos y de difícil medición.
5. Desarrollo de carreras. El potencial de cada empleado queda recogido en el desarrollo de carreras. Un programa informático puede recoger y administrar la información como son los conocimientos y habilidades de cada empleado y la evolución que haya seguido.

Algunas empresas cuentan con personal interno para abordar esta labor de informatizar el SIRRHH, pero otras deben contratar los servicios de una empresa especializada. Lo más aconsejable resulta comprar un paquete informático que contemple las peculiaridades de la empresa.

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