Introducción
Se le conoce también con el nombre de reclutamiento y captación. Se trata de una investigación (que puede llevarse a cabo tanto entre el personal interno, como en el entorno exterior a la empresa) para identificar e interesar a candidatos que sean idóneos para ocupar los puestos que haya que cubrir.
Será el Departamento de RRHH el encargado de recoger toda la información relacionada con el puesto y con las características que debe cumplir el candidato. Utilizará para ello el análisis del puesto y la información que le proporcione el director de línea o de departamento, bien de forma verbal, bien cumplimentando un formulario de solicitud previa de personal donde se recogerán:
Se desea que la persona que vaya a ocupar el puesto posea experiencia suficiente, pero esto puede tener dos inconvenientes: el primero, es que a mayor nivel de experiencia se exige un mayor salario, y el segundo es identificar años de experiencia con calidad de la misma.
Criterios generales
Corresponde a la Dirección de la empresa el establecimiento de unos criterios generales que aseguren la igualdad de oportunidades y la objetividad de los mismos. Dichos criterios afectan a:
Cualidades del aspirante
Un reducido número de requisitos exigidos a los aspirantes hará que el número de candidatos sea alto, mientras que elevar el número de ellos reducirá el número de aspirantes, elevando su calidad.
Se trata de fijar la política de contratación de la empresa. Una política general sería la de no contratar a nadie de fuera mientras que no se hayan estudiado los posibles candidatos de dentro. O al revés, mostrar preferencia por la contratación externa.
Otro aspecto a fijar sería la edad. La más solicitada está entre los 25-40 años aunque la experiencia de personas de más edad es un buen activo en puestos directivos.
Otro de los aspectos es el tratamiento que va a darse a los candidatos con minusvalías ya que pueden tener el mismo rendimiento que otras y la empresa puede beneficiarse de ayudas fiscales y de otro tipo.
La contratación de mujeres o de personas pertenecientes a minorías étnicas plantean a veces dificultades a la hora de la contratación.
Elección de los incentivos
En el caso de promoción interna el incentivo adicional constituirá en el deseo de promocionar y consiste en una mayor responsabilidad y autonomía lo que suele conllevar un incremento de salario.
En el caso de una persona externa los incentivos son: retribuciones, requisitos del puesto, condiciones del trabajo, oportunidades de progreso en la carrera, formación, posibilidad de obtención de becas para continuar estudios.
Los incentivos deben fijarse de antemano para evitar situaciones de desigualdad con los empleados actuales y creación de falsas expectativas entre los nuevos.
Mensaje a transmitir
La elección del mensaje puede ser realista (aunque incluya aspectos negativos de la organización) o falseado (ocultando todo aquello que se piense puede influir negativamente en el candidato). Con el falseado puede que se consiga contratar a la persona idónea pero se dará cuenta del engaño y repercutirá en contra de la propia empresa.
El enfoque realista se conoce por Examen Previo Realista del Trabajo (EPRT) y se pretende que el candidato conozca las características reales del puesto. Para elaborar la EPRT, la DRRHH puede ayudarse del Cuestionario de Descripción. El EPRT hace que se produzca una preselección entre los candidatos, ya que aquellos a quienes no les interese el puesto de autoexcluirán, y quien se quede con el puesto estará en mejor situación de enfrentarse a él que si la información hubiera sido falseada.
Una descripción realista contribuye a que los candidatos consideren el comportamiento de la empresa más honrado y leal que si se produce algún tipo de engaño. El problema se plantea a la hora de elegir el tipo de información y cómo debe darse, ya que proporcionar toda la información puede resultar agotador para el candidato.
Por otro lado, no a todos los candidatos les interesa el mismo tipo de información, pero podemos establecer unas pautas generales:
El EPRT debe recoger la mayor cantidad de información posible relativa al puesto en concreto.
Cualidades de quien se ocupa de la búsqueda
Debe ser la Dirección de la empresa, por si misma o delegando en la DRRHH, la que establezca las cualidades del entrevistador.
El entrevistador será la primera persona de la organización que el candidato conozca por lo que tiene que estimular el entusiasmo del candidato. Pero con frecuencia ocurre lo contrario debido a la escasez de información relativa al puesto y a la empresa en general que el entrevistador proporciona.
El formulario de solicitud
La mayoría de las empresas cuentan con unos formularios que deben rellenar los candidatos, con objeto de contar con una información comparable, lo que permitirá que la elección sea objetiva. Es más importante en el caso de que el puesto requiera el desempeño de tareas ejecutivas, pero en cualquier caso es muy importante la confidencialidad de los datos.
Los datos que se solicitan son: datos personales, antecedentes laborales, referencias, preparación académica, pertenencia a las instituciones y autenticidad de los datos.
Datos personales
Nombre, dirección, edad, sexo y estado civil suelen ser los más frecuentes. Aunque no puede establecerse ninguna discriminación, a veces las características del puesto aconsejan una determinada edad, cierta fuerza física o cierta madurez.
A veces, también se demanda información sobre los pasatiempos o las aficiones, dado que de ahí también puede extraerse información útil para la empresa sobre la personalidad del candidato.
Antecedentes laborales
Conviene contrastarlos. Se incluirá además de los puestos desempeñados con anterioridad y la responsabilidad, el nombre y la dirección de las organizaciones en las que se ha trabajado. La experiencia en puestos similares es un valor deseado aunque no existe relación directa demostrable entre mayor experiencia y mejor desempeño. Permite obtener información sobre el tiempo que el candidato ha estado en otras organizaciones ya que hay empresas que piensan que si ha estado en un solo puesto de trabajo es porque tiene poca iniciativa (aunque si ha ocupado diferentes puestos dentro de ella muestra una mentalidad abierta y polivalente) y si ha estado en muchas es una persona conflictiva y desleal.
Referencias
Es frecuente solicitar referencias de antiguos superiores, aun sabiendo que la opinión será subjetiva. Las referencias de amigos y parientes no deben tomarse en cuenta salvo que haya sido recomendado por alguno de ellos. Si puede resultar adecuado solicitar la opinión de antiguos compañeros de trabajo, sobre todo si se pretende que trabaje en equipo, por lo que es necesario un cierto espíritu de colaboración.
Preparación académica
Aunque no es garantía de un adecuado desempeño, las empresas tienden a darle mucha importancia y exigen cualidades exageradas, no porque el puesto lo requiera sino para realizar una primera criba. Se exige el conocimiento de idiomas (inglés), cuando esto no es más que un valor añadido al mismo y no constituye un aspecto sustancial.
Pertenencia a instituciones
No todas las instituciones tienen la misma categoría. Es posible que la empresa tenga un orden de preferencia ya que puede darle una idea de las características del candidato. Cuando se trata de candidatos que van a desarrollar tareas ejecutivas puede tener la posibilidad de establecer relaciones en beneficio de la empresa.
Autenticidad de los datos
Es preciso solicitar del candidato la firma que garantice la autenticidad de los datos. En el caso de que la vacante sea para ocupar un puesto ejecutivo debe exigirse al candidato una serie de cualidades personales:
Búsqueda interna
Con frecuencia la primera fuente de búsqueda es la propia empresa. De ahí la importancia de contar con empleados que se adapten al perfil de una familia de puestos más que de un puesto concreto. Una adecuada política de promoción interna crea una agradable sensación de ascenso en cadena, lo cual motiva a sus empleados.
Los canales que puede utilizar la DRRHH en la búsqueda interna son: la publicidad interna, el inventario de personal, los cuadros de reemplazo potencial y el formulario de sustitución.
Publicidad interna
En muchas empresas existe un panel donde pueden leerse los anuncios que pueden interesar al personal. El Departamento de RRHH puede ofrecer la posibilidad de ocupar un puesto de mayor responsabilidad y remuneración o un puesto en el que se precise disponibilidad para viajar. Las empresas que tienen un sistema de información utilizan intranet para facilitar la comunicación interna.
Inventario de personal
La empresa debe contar con un censo en el que están recogidos todos los empleados con sus características.
En la primera parte de la ficha que debe cumplimentar cada miembro de la empresa, se recogen los datos personales.
En la segunda parte, es el propio empleado quien recoge la información relacionada con el puesto que ocupa, así, la DRRHH sabrá que grado de cualificación real existe en la empresa así como la opinión que tiene el empleado sobre el trabajo que realiza.
La potencialidad del trabajador se recoge en las partes tercera y cuarta. En la tercera, a través de la información que él mismo proporciona sobre su formación, y en la cuarta, a través del informe del supervisor. La firma es necesaria para saber quién se hace responsable de los datos, y la fecha imprescindible para conocer la actualización de los datos. Conviene dejar un apartado que permita incluir, si existen, otros inventarios anteriores.
Para el personal directivo habría que incluir otros datos como: número de empleados a su cargo, presupuesto que maneja, responsabilidades de los subordinados, tipo de empleado que supervisa y capacitación profesional específica recibida.
Cuadros de reemplazo
Una vez realizado el inventario, es preciso agrupar toda esa información en unos cuadros que recojan el reemplazo potencial de la organización. La estructura de estos cuadros será semejante a la de un organigrama, y en ellos se recogerá: la descripción del puesto actual, el empleado que lo ocupa y la potencialidad de cambio a otro u otros puestos. Aunque la información proporcionada por estos cuadros es limitada, pueden consultarse con mucha rapidez.
Formulario de sustitución
Para facilitar a los directivos la toma de decisiones, es preciso agrupar en una lista las posibilidades de reemplazo que existan para cada puesto. Esta información se recoge en el llamado formulario de sustitución.
Se da frecuentemente el caso de utilizar la búsqueda interna para cubrir puestos gerenciales, promocionando así a los empleados. Los empleados suelen estar a favor de ella pero se trata de una situación de monopolio interno por lo que a la contratación de directivos se refiere. Cuando se realiza un ascenso concreto, son los propios empleados los que piden revisar esta política, pues pueden encontrarse con que la persona ascendida no es valiosa, o siéndolo, despierta recelos y rivalidades.
La flexibilidad es aconsejable dado que ambas políticas seguidas rígidamente conllevan muchas dificultades y que ambas presentan ventajas. Seguir una política de ascenso (promoción) del personal implica un compromiso de la organización con sus empleados, pero puede ocurrir que las malas prácticas existentes se perpetúen.
Contratar a personas del exterior renueva, pero puede despertar recelos si se trata de un puesto directivo. Una política de competencia abierta, donde se tome en cuenta a candidatos tanto internos como del exterior, es lo más objetivo.
Búsqueda externa
Es frecuente que la empresa no encuentre dentro de ella a las personas adecuadas para cubrir puestos concretos, bien porque no puedan prescindir de personal en otros puestos bien porque no haya nadie que quiera promocionar. El primer caso suele darse cuando la organización crece y se precisan puestos de nivel básico. El segundo caso denotaría falta de eficacia en la política de promoción por parte de la DRRHH. Ambas fuentes de búsqueda son complementarias entre sí. Dado el alto coste que conlleva la contratación externa es preferible agotar las posibilidades de contratación interna.
Puede resultar conveniente consultar indicadores económicos como el nivel de paro o perspectivas de crecimiento económico y las necesidades de la competencia.
En la búsqueda externa pueden utilizarse diferentes canales:
Recomendaciones de otro empleado
Es un método muy barato y bastante utilizado. La persona recomendada suele esforzarse para hacer quedar bien a quien le ha recomendado. Es menos probable que los aspirantes que entran con recomendaciones abandonen la empresa durante el primer año. Hay empresas que no usan esta política por considerar que puede plantear conflictos, sobretodo cuando se trata de familiares. El grado de aceptación de la empresa depende de la valoración que haga del empleado que ha efectuado la recomendación.
Publicidad
Es uno de los más utilizados debido a que puede llegar a un gran número de personas, la rapidez en la publicación y la posibilidad de conservar el anonimato, pero como inconveniente tiene el elevado coste.
Los anuncios deben describir el empleo, los requerimientos y las prestaciones. Unas veces la empresa se identifica y otras figura un número telefónico y una referencia.
El encabezamiento es lo más importante destacando el puesto ofrecido de forma concreta, los requerimientos mínimos y las características de la persona que se busca.
Existe una forma clásica que es la que ofrece la fórmula “Se requiere/Se ofrece”, en el que en una parte aparece todo lo que la empresa necesita, mientras que en la otra se presenta lo que ofrece a cambio.
Las contraprestaciones deben ir en consonancia con las motivaciones que cada grupo profesional tiene. Unas veces será la retribución y otras será la estabilidad en el empleo o las condiciones del trabajo.
Otras veces interesa que el anuncio sea menos esquemático y se destaque más el nombre de la empresa (si la empresa tiene un gran prestigio), o aparece redactado en otro idioma, lo que descarta a aquellos que no lo dominen.
Cuando la formación requerida es más específica puede acudirse a revistas especializadas.
También se utiliza la publicidad en Internet.
Sea cual sea el medio elegido, debe elaborarse con cuidado el mensaje para evitar discriminaciones y facilitar a los candidatos una imagen atractiva de la organización.
Instituciones educativas
Se utiliza para puestos que requieran algún tipo de formación superior. El recurso más utilizado es el de las Universidades donde se encuentran anuncios en los que no suele exigirse experiencia. También se ofrecen programas de formación o la posibilidad de realizar prácticas en empresas. Con la existencia de Universidades privadas se ha incrementado la posibilidad de acudir a unos centros o a otros, jugando el prestigio del centro un papel muy importante a la hora de la elección.
Los Cursos de Postgrado o Másters son centros de búsqueda de profesionales cualificados, contando algunos de ellos, con bolsas de trabajo propias.
Asociaciones profesionales
Algunas tienen bolsas de trabajo, a las que puede acudirse para contratar especialistas que buscan su primer empleo. También son fuente de información de contratación de expertos.
Agencias de colocación
Hay que distinguir entre la agencia pública, el INEM y las agencias de colocación privadas. El INEM proporciona puestos de baja o poca cualificación y las agencias privadas se han especializado en los empleos temporales, institucionalizando los contratos temporales como forma de contratación.
Empresas consultoras
Suelen ser utilizadas por pequeñas o medianas empresas que no tienen departamento de RRHH. Otras veces son utilizadas para acometer una profunda reorganización en empresas en crisis, que, a pesar de contar con departamento de RRHH, no han sido capaces de tomar las medidas oportunas.
Estas empresas suelen elaborar monografías profesionales, donde se describen y especifican las profesiones. Ofrecen información sobre sus relaciones con otros trabajos, los niveles salariales que corresponden a cada profesión, la demanda que existe en el mercado, las previsiones de futuro, etc.
El principal inconveniente, es su elevado coste. La ventaja es el anonimato de la empresa y de los candidatos.
Las empresas consultoras trabajan a partir del estudio del puesto de trabajo que la empresa necesita y de conversaciones mantenidas con representantes de la misma para establecer el perfil del candidato. Las técnicas que utilizan en la búsqueda del candidato son: publicidad, entrevistas, pruebas de personalidad e inteligencia, etc. Con todo ello elaboran un informe que entregan a la empresa que ha contratado sus servicios. La profesionalidad de estas empresas consultoras es garantía suficiente de la transparencia del proceso, pero conviene desconfiar de aquellas consultoras que ofrecen un único candidato o que explican adecuadamente el proceso que van a seguir en la búsqueda y selección.
Las empresas consultora conocidas como cazadoras de talentos (head hunters) están especializadas en la búsqueda de personal muy cualificado. No utilizan los anuncios, ni las pruebas, sino que frecuentan las relaciones y los contactos, buscando, por medio de referencias, terceras personas o ficheros de ejecutivos de éxito. Una vez que entran en contacto con la persona adecuada, mantienen con ella entrevistas en lugares que puedan guardar la confidencialidad y la discreción, valores considerados absolutamente fundamentales.
Solicitantes espontáneos
Se trata de personas que acuden a una organización en busca de empleo. Es utilizado por aquellos que desean entrar en una empresa concreta o por quienes envían su currículo a varias organizaciones a la espera de una vacante.
Para la organización es el método menos costoso de todos y es interesante detenerse en los motivos que puede tener una persona (la posibilidad de viajar, la remuneración, tecnología punta,…).
El comportamiento en la búsqueda de trabajo es diferente cuando quien busca está en paro, que si está pensando en cambiar de trabajo o es su primer empleo. Para la empresa puede resultar interesante conocer el proceso de búsqueda del solicitante espontáneo, para rediseñar sus propias estrategias de búsqueda.
Se le conoce también con el nombre de reclutamiento y captación. Se trata de una investigación (que puede llevarse a cabo tanto entre el personal interno, como en el entorno exterior a la empresa) para identificar e interesar a candidatos que sean idóneos para ocupar los puestos que haya que cubrir.
Será el Departamento de RRHH el encargado de recoger toda la información relacionada con el puesto y con las características que debe cumplir el candidato. Utilizará para ello el análisis del puesto y la información que le proporcione el director de línea o de departamento, bien de forma verbal, bien cumplimentando un formulario de solicitud previa de personal donde se recogerán:
- Las funciones a realizar en el puesto de trabajo.
- Las características que debe reunir el candidato.
- Los conocimientos precisos para el desempeño adecuado del puesto.
Se desea que la persona que vaya a ocupar el puesto posea experiencia suficiente, pero esto puede tener dos inconvenientes: el primero, es que a mayor nivel de experiencia se exige un mayor salario, y el segundo es identificar años de experiencia con calidad de la misma.
Criterios generales
Corresponde a la Dirección de la empresa el establecimiento de unos criterios generales que aseguren la igualdad de oportunidades y la objetividad de los mismos. Dichos criterios afectan a:
- Las cualidades de los aspirantes.
- La elección de los incentivos.
- El mensaje que se quiere transmitir.
- Las características que deben tener quienes actúan sobre la búsqueda.
Cualidades del aspirante
Un reducido número de requisitos exigidos a los aspirantes hará que el número de candidatos sea alto, mientras que elevar el número de ellos reducirá el número de aspirantes, elevando su calidad.
Se trata de fijar la política de contratación de la empresa. Una política general sería la de no contratar a nadie de fuera mientras que no se hayan estudiado los posibles candidatos de dentro. O al revés, mostrar preferencia por la contratación externa.
Otro aspecto a fijar sería la edad. La más solicitada está entre los 25-40 años aunque la experiencia de personas de más edad es un buen activo en puestos directivos.
Otro de los aspectos es el tratamiento que va a darse a los candidatos con minusvalías ya que pueden tener el mismo rendimiento que otras y la empresa puede beneficiarse de ayudas fiscales y de otro tipo.
La contratación de mujeres o de personas pertenecientes a minorías étnicas plantean a veces dificultades a la hora de la contratación.
Elección de los incentivos
En el caso de promoción interna el incentivo adicional constituirá en el deseo de promocionar y consiste en una mayor responsabilidad y autonomía lo que suele conllevar un incremento de salario.
En el caso de una persona externa los incentivos son: retribuciones, requisitos del puesto, condiciones del trabajo, oportunidades de progreso en la carrera, formación, posibilidad de obtención de becas para continuar estudios.
Los incentivos deben fijarse de antemano para evitar situaciones de desigualdad con los empleados actuales y creación de falsas expectativas entre los nuevos.
Mensaje a transmitir
La elección del mensaje puede ser realista (aunque incluya aspectos negativos de la organización) o falseado (ocultando todo aquello que se piense puede influir negativamente en el candidato). Con el falseado puede que se consiga contratar a la persona idónea pero se dará cuenta del engaño y repercutirá en contra de la propia empresa.
El enfoque realista se conoce por Examen Previo Realista del Trabajo (EPRT) y se pretende que el candidato conozca las características reales del puesto. Para elaborar la EPRT, la DRRHH puede ayudarse del Cuestionario de Descripción. El EPRT hace que se produzca una preselección entre los candidatos, ya que aquellos a quienes no les interese el puesto de autoexcluirán, y quien se quede con el puesto estará en mejor situación de enfrentarse a él que si la información hubiera sido falseada.
Una descripción realista contribuye a que los candidatos consideren el comportamiento de la empresa más honrado y leal que si se produce algún tipo de engaño. El problema se plantea a la hora de elegir el tipo de información y cómo debe darse, ya que proporcionar toda la información puede resultar agotador para el candidato.
Por otro lado, no a todos los candidatos les interesa el mismo tipo de información, pero podemos establecer unas pautas generales:
- Dar información precisa. Concretando las tareas que va atener que realizar el candidato.
- Responsabilidad. Le dará al candidato una idea de la autonomía que va a tener y de la retribución a ella ligada. Los EPRT se centran más en proporcionar información general sobre la empresa que sobre el puesto en concreto.
- Confianza. El EPRT debe hacerse de manera que inspire credibilidad porque es un instrumento de autoselección de los candidatos.
El EPRT debe recoger la mayor cantidad de información posible relativa al puesto en concreto.
Cualidades de quien se ocupa de la búsqueda
Debe ser la Dirección de la empresa, por si misma o delegando en la DRRHH, la que establezca las cualidades del entrevistador.
El entrevistador será la primera persona de la organización que el candidato conozca por lo que tiene que estimular el entusiasmo del candidato. Pero con frecuencia ocurre lo contrario debido a la escasez de información relativa al puesto y a la empresa en general que el entrevistador proporciona.
El formulario de solicitud
La mayoría de las empresas cuentan con unos formularios que deben rellenar los candidatos, con objeto de contar con una información comparable, lo que permitirá que la elección sea objetiva. Es más importante en el caso de que el puesto requiera el desempeño de tareas ejecutivas, pero en cualquier caso es muy importante la confidencialidad de los datos.
Los datos que se solicitan son: datos personales, antecedentes laborales, referencias, preparación académica, pertenencia a las instituciones y autenticidad de los datos.
Datos personales
Nombre, dirección, edad, sexo y estado civil suelen ser los más frecuentes. Aunque no puede establecerse ninguna discriminación, a veces las características del puesto aconsejan una determinada edad, cierta fuerza física o cierta madurez.
A veces, también se demanda información sobre los pasatiempos o las aficiones, dado que de ahí también puede extraerse información útil para la empresa sobre la personalidad del candidato.
Antecedentes laborales
Conviene contrastarlos. Se incluirá además de los puestos desempeñados con anterioridad y la responsabilidad, el nombre y la dirección de las organizaciones en las que se ha trabajado. La experiencia en puestos similares es un valor deseado aunque no existe relación directa demostrable entre mayor experiencia y mejor desempeño. Permite obtener información sobre el tiempo que el candidato ha estado en otras organizaciones ya que hay empresas que piensan que si ha estado en un solo puesto de trabajo es porque tiene poca iniciativa (aunque si ha ocupado diferentes puestos dentro de ella muestra una mentalidad abierta y polivalente) y si ha estado en muchas es una persona conflictiva y desleal.
Referencias
Es frecuente solicitar referencias de antiguos superiores, aun sabiendo que la opinión será subjetiva. Las referencias de amigos y parientes no deben tomarse en cuenta salvo que haya sido recomendado por alguno de ellos. Si puede resultar adecuado solicitar la opinión de antiguos compañeros de trabajo, sobre todo si se pretende que trabaje en equipo, por lo que es necesario un cierto espíritu de colaboración.
Preparación académica
Aunque no es garantía de un adecuado desempeño, las empresas tienden a darle mucha importancia y exigen cualidades exageradas, no porque el puesto lo requiera sino para realizar una primera criba. Se exige el conocimiento de idiomas (inglés), cuando esto no es más que un valor añadido al mismo y no constituye un aspecto sustancial.
Pertenencia a instituciones
No todas las instituciones tienen la misma categoría. Es posible que la empresa tenga un orden de preferencia ya que puede darle una idea de las características del candidato. Cuando se trata de candidatos que van a desarrollar tareas ejecutivas puede tener la posibilidad de establecer relaciones en beneficio de la empresa.
Autenticidad de los datos
Es preciso solicitar del candidato la firma que garantice la autenticidad de los datos. En el caso de que la vacante sea para ocupar un puesto ejecutivo debe exigirse al candidato una serie de cualidades personales:
- Comunicación y empatía. El candidato deberá poder expresarse con claridad tanto verbalmente como por escrito. Deberá poseer empatía, que es aquella cualidad por la cual una persona es capaz de comprender los sentimientos de su interlocutor.
- Honradez e integridad. Son absolutamente necesarias ya que ocupará un puesto de responsabilidad con autorización para hacer movimientos en las cuentas corrientes bancarias.
- Capacidad de mando y de solución de problemas. El candidato debe mostrar su deseo por organizar y administrar. Debe motivar y crear un ambiente en el cual trabajen hacia objetivos comunes, identificar los problemas y solucionarlos, aprovechando todas las oportunidades que se presenten.
Búsqueda interna
Con frecuencia la primera fuente de búsqueda es la propia empresa. De ahí la importancia de contar con empleados que se adapten al perfil de una familia de puestos más que de un puesto concreto. Una adecuada política de promoción interna crea una agradable sensación de ascenso en cadena, lo cual motiva a sus empleados.
Los canales que puede utilizar la DRRHH en la búsqueda interna son: la publicidad interna, el inventario de personal, los cuadros de reemplazo potencial y el formulario de sustitución.
Publicidad interna
En muchas empresas existe un panel donde pueden leerse los anuncios que pueden interesar al personal. El Departamento de RRHH puede ofrecer la posibilidad de ocupar un puesto de mayor responsabilidad y remuneración o un puesto en el que se precise disponibilidad para viajar. Las empresas que tienen un sistema de información utilizan intranet para facilitar la comunicación interna.
Inventario de personal
La empresa debe contar con un censo en el que están recogidos todos los empleados con sus características.
En la primera parte de la ficha que debe cumplimentar cada miembro de la empresa, se recogen los datos personales.
En la segunda parte, es el propio empleado quien recoge la información relacionada con el puesto que ocupa, así, la DRRHH sabrá que grado de cualificación real existe en la empresa así como la opinión que tiene el empleado sobre el trabajo que realiza.
La potencialidad del trabajador se recoge en las partes tercera y cuarta. En la tercera, a través de la información que él mismo proporciona sobre su formación, y en la cuarta, a través del informe del supervisor. La firma es necesaria para saber quién se hace responsable de los datos, y la fecha imprescindible para conocer la actualización de los datos. Conviene dejar un apartado que permita incluir, si existen, otros inventarios anteriores.
Para el personal directivo habría que incluir otros datos como: número de empleados a su cargo, presupuesto que maneja, responsabilidades de los subordinados, tipo de empleado que supervisa y capacitación profesional específica recibida.
Cuadros de reemplazo
Una vez realizado el inventario, es preciso agrupar toda esa información en unos cuadros que recojan el reemplazo potencial de la organización. La estructura de estos cuadros será semejante a la de un organigrama, y en ellos se recogerá: la descripción del puesto actual, el empleado que lo ocupa y la potencialidad de cambio a otro u otros puestos. Aunque la información proporcionada por estos cuadros es limitada, pueden consultarse con mucha rapidez.
Formulario de sustitución
Para facilitar a los directivos la toma de decisiones, es preciso agrupar en una lista las posibilidades de reemplazo que existan para cada puesto. Esta información se recoge en el llamado formulario de sustitución.
Se da frecuentemente el caso de utilizar la búsqueda interna para cubrir puestos gerenciales, promocionando así a los empleados. Los empleados suelen estar a favor de ella pero se trata de una situación de monopolio interno por lo que a la contratación de directivos se refiere. Cuando se realiza un ascenso concreto, son los propios empleados los que piden revisar esta política, pues pueden encontrarse con que la persona ascendida no es valiosa, o siéndolo, despierta recelos y rivalidades.
La flexibilidad es aconsejable dado que ambas políticas seguidas rígidamente conllevan muchas dificultades y que ambas presentan ventajas. Seguir una política de ascenso (promoción) del personal implica un compromiso de la organización con sus empleados, pero puede ocurrir que las malas prácticas existentes se perpetúen.
Contratar a personas del exterior renueva, pero puede despertar recelos si se trata de un puesto directivo. Una política de competencia abierta, donde se tome en cuenta a candidatos tanto internos como del exterior, es lo más objetivo.
Búsqueda externa
Es frecuente que la empresa no encuentre dentro de ella a las personas adecuadas para cubrir puestos concretos, bien porque no puedan prescindir de personal en otros puestos bien porque no haya nadie que quiera promocionar. El primer caso suele darse cuando la organización crece y se precisan puestos de nivel básico. El segundo caso denotaría falta de eficacia en la política de promoción por parte de la DRRHH. Ambas fuentes de búsqueda son complementarias entre sí. Dado el alto coste que conlleva la contratación externa es preferible agotar las posibilidades de contratación interna.
Puede resultar conveniente consultar indicadores económicos como el nivel de paro o perspectivas de crecimiento económico y las necesidades de la competencia.
En la búsqueda externa pueden utilizarse diferentes canales:
Recomendaciones de otro empleado
Es un método muy barato y bastante utilizado. La persona recomendada suele esforzarse para hacer quedar bien a quien le ha recomendado. Es menos probable que los aspirantes que entran con recomendaciones abandonen la empresa durante el primer año. Hay empresas que no usan esta política por considerar que puede plantear conflictos, sobretodo cuando se trata de familiares. El grado de aceptación de la empresa depende de la valoración que haga del empleado que ha efectuado la recomendación.
Publicidad
Es uno de los más utilizados debido a que puede llegar a un gran número de personas, la rapidez en la publicación y la posibilidad de conservar el anonimato, pero como inconveniente tiene el elevado coste.
Los anuncios deben describir el empleo, los requerimientos y las prestaciones. Unas veces la empresa se identifica y otras figura un número telefónico y una referencia.
El encabezamiento es lo más importante destacando el puesto ofrecido de forma concreta, los requerimientos mínimos y las características de la persona que se busca.
Existe una forma clásica que es la que ofrece la fórmula “Se requiere/Se ofrece”, en el que en una parte aparece todo lo que la empresa necesita, mientras que en la otra se presenta lo que ofrece a cambio.
Las contraprestaciones deben ir en consonancia con las motivaciones que cada grupo profesional tiene. Unas veces será la retribución y otras será la estabilidad en el empleo o las condiciones del trabajo.
Otras veces interesa que el anuncio sea menos esquemático y se destaque más el nombre de la empresa (si la empresa tiene un gran prestigio), o aparece redactado en otro idioma, lo que descarta a aquellos que no lo dominen.
Cuando la formación requerida es más específica puede acudirse a revistas especializadas.
También se utiliza la publicidad en Internet.
Sea cual sea el medio elegido, debe elaborarse con cuidado el mensaje para evitar discriminaciones y facilitar a los candidatos una imagen atractiva de la organización.
Instituciones educativas
Se utiliza para puestos que requieran algún tipo de formación superior. El recurso más utilizado es el de las Universidades donde se encuentran anuncios en los que no suele exigirse experiencia. También se ofrecen programas de formación o la posibilidad de realizar prácticas en empresas. Con la existencia de Universidades privadas se ha incrementado la posibilidad de acudir a unos centros o a otros, jugando el prestigio del centro un papel muy importante a la hora de la elección.
Los Cursos de Postgrado o Másters son centros de búsqueda de profesionales cualificados, contando algunos de ellos, con bolsas de trabajo propias.
Asociaciones profesionales
Algunas tienen bolsas de trabajo, a las que puede acudirse para contratar especialistas que buscan su primer empleo. También son fuente de información de contratación de expertos.
Agencias de colocación
Hay que distinguir entre la agencia pública, el INEM y las agencias de colocación privadas. El INEM proporciona puestos de baja o poca cualificación y las agencias privadas se han especializado en los empleos temporales, institucionalizando los contratos temporales como forma de contratación.
Empresas consultoras
Suelen ser utilizadas por pequeñas o medianas empresas que no tienen departamento de RRHH. Otras veces son utilizadas para acometer una profunda reorganización en empresas en crisis, que, a pesar de contar con departamento de RRHH, no han sido capaces de tomar las medidas oportunas.
Estas empresas suelen elaborar monografías profesionales, donde se describen y especifican las profesiones. Ofrecen información sobre sus relaciones con otros trabajos, los niveles salariales que corresponden a cada profesión, la demanda que existe en el mercado, las previsiones de futuro, etc.
El principal inconveniente, es su elevado coste. La ventaja es el anonimato de la empresa y de los candidatos.
Las empresas consultoras trabajan a partir del estudio del puesto de trabajo que la empresa necesita y de conversaciones mantenidas con representantes de la misma para establecer el perfil del candidato. Las técnicas que utilizan en la búsqueda del candidato son: publicidad, entrevistas, pruebas de personalidad e inteligencia, etc. Con todo ello elaboran un informe que entregan a la empresa que ha contratado sus servicios. La profesionalidad de estas empresas consultoras es garantía suficiente de la transparencia del proceso, pero conviene desconfiar de aquellas consultoras que ofrecen un único candidato o que explican adecuadamente el proceso que van a seguir en la búsqueda y selección.
Las empresas consultora conocidas como cazadoras de talentos (head hunters) están especializadas en la búsqueda de personal muy cualificado. No utilizan los anuncios, ni las pruebas, sino que frecuentan las relaciones y los contactos, buscando, por medio de referencias, terceras personas o ficheros de ejecutivos de éxito. Una vez que entran en contacto con la persona adecuada, mantienen con ella entrevistas en lugares que puedan guardar la confidencialidad y la discreción, valores considerados absolutamente fundamentales.
Solicitantes espontáneos
Se trata de personas que acuden a una organización en busca de empleo. Es utilizado por aquellos que desean entrar en una empresa concreta o por quienes envían su currículo a varias organizaciones a la espera de una vacante.
Para la organización es el método menos costoso de todos y es interesante detenerse en los motivos que puede tener una persona (la posibilidad de viajar, la remuneración, tecnología punta,…).
El comportamiento en la búsqueda de trabajo es diferente cuando quien busca está en paro, que si está pensando en cambiar de trabajo o es su primer empleo. Para la empresa puede resultar interesante conocer el proceso de búsqueda del solicitante espontáneo, para rediseñar sus propias estrategias de búsqueda.
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